Bisnis mengandalkan profesional, komunikasi yang andal untuk tetap menguntungkan dan kompetitif di pasar. Karyawan berkomunikasi dengan rekan kerja, manajer, klien, vendor, media dan lembaga pemerintah terkait, sehingga gangguan komunikasi dapat berdampak signifikan. Meskipun berdampak negatif dan frustrasi profesional, sangat penting untuk menggunakan bahasa yang tepat ketika menegur karyawan karena kurangnya komunikasi.
Periksa ulang
Kurangnya komunikasi adalah salah satu alasan utama yang didaftarkan oleh karyawan ketika beralih ke pekerjaan baru karena frustrasi dengan manajemen, jadi sebelum mengeluarkan teguran luangkan waktu untuk meneliti situasi yang dimaksud untuk menentukan apakah manajemen atau karyawan lain berperan dalam gangguan komunikasi. Ini akan menjadi kesalahan untuk menegur satu karyawan untuk masalah komunikasi yang terkait langsung dengan tindakan pekerja lain.
Nada Netral
Bahasa yang digunakan untuk menegur karyawan karena kurangnya komunikasi harus tetap netral. Saat memulai proses disiplin, pertahankan nada profesional alih-alih tergelincir menjadi marah, frustrasi, merendahkan atau sarkasme. Ini membantu memfasilitasi diskusi yang efektif sambil menghindari kemungkinan pertikaian hukum jika karyawan mengambil sikap bahwa teguran Anda melewati batas yang dapat diterima.
Penjelasan
Bahasa awal untuk menegur karyawan yang mengalami kesulitan komunikasi harus dimulai dengan meminta penjelasan dari sudut pandang mereka. Menggunakan bahasa inklusif ini menarik karyawan ke dalam proses, memintanya untuk bertanggung jawab atas tindakannya. Permintaan penjelasan mungkin menyatakan, "Tolong uraikan keadaan yang menyebabkan keterlambatan Anda menghubungi klien kami selama tiga minggu, meskipun dia berulang kali menelpon dan mengirim email."
Mengutip Kejadian
Hindari pernyataan umum dan luas ketika menegur karyawan karena masalah komunikasi. Alih-alih, gunakan contoh spesifik untuk menggambarkan gangguan komunikasi dari perspektif manajemen. Misalnya, Anda dapat mengutip tanggal untuk panggilan telepon dan email yang tidak dikembalikan, laporan yang terlambat diajukan, dan keluhan khusus yang diajukan oleh klien, manajer, atau vendor. Ceritakan bagaimana setiap kejadian menghasilkan dampak negatif bagi bisnis.
Konsekuensi
Mengekspresikan kekecewaan karena kurangnya komunikasi karyawan, tetapi jangan terpaku pada tuduhan atau kritik. Bergerak langsung ke konsekuensi langsung dari pilihan karyawan untuk mendapat teguran yang lebih efektif. Misalnya, Anda dapat mengurangi sementara tanggung jawab dan hak istimewa karyawan sehingga ia memiliki sumber daya atau motivasi untuk menyesuaikan perilakunya. Saat menetapkan konsekuensi, tetaplah dengan opsi disiplin yang dijelaskan dalam buku pegangan perusahaan Anda untuk menghindari tuduhan ketidakadilan atau disiplin yang berlebihan.
Rencana aksi
Pindahkan teguran ke wilayah yang lebih positif dengan mengembangkan rencana aksi bersama dengan karyawan untuk mengatasi masalah komunikasinya. Ini mungkin termasuk mengembangkan rencana untuk menanggapi email dalam dua hari kerja untuk surat yang tidak mendesak atau jangka waktu apa pun yang tampaknya masuk akal untuk budaya dan industri perusahaan Anda, misalnya. Rencana tindakan juga harus menjabarkan tindakan disipliner di masa depan yang akan terjadi jika kurangnya komunikasi berlanjut.
