Alat manajemen proyek adalah perangkat umum untuk melacak kegiatan, tenggat waktu, dan sumber daya pada suatu proyek. Biasanya alat visual yang dirancang untuk mewakili tujuan dan kegiatan proyek - misalnya, grafik Gantt - atau tanggung jawab mereka yang bekerja pada berbagai tahap proyek, seperti diagram jalur berenang.
Pro: Organisasi
Alat manajemen proyek membantu Anda tetap teratur sejak awal proyek. Dengan mengidentifikasi semua kegiatan dan durasi mereka, sumber daya dan orang-orang yang bertanggung jawab, Anda tidak perlu bertanya-tanya apa yang harus dilakukan selanjutnya atau siapa yang bertanggung jawab. Detail lebih mudah dilacak karena ditulis dan ditandai saat selesai. Selama suatu proyek, organisasi yang lebih baik membantu menghemat waktu dan stres dan menghindari perebutan menit-menit terakhir.
Pro: Mudah Dibagikan
Alat manajemen proyek biasanya membuat satu dokumen yang berfungsi sebagai "proyek sekilas pandang." Proyek ini mudah dibagikan kepada semua orang yang mengerjakan komponen berbeda. Semua orang tahu status kegiatan yang dapat memengaruhi pekerjaan mereka. Perangkat lunak tertentu memungkinkan pengeditan akses terbuka sehingga semua orang dapat melihat semua detail status proyek juga.
Kontra: Investasi Waktu
Mungkin ada banyak waktu yang diinvestasikan untuk mempelajari dan menciptakan alat manajemen proyek awal pilihan untuk proyek tersebut. Alat-alat tertentu cukup mudah dipelajari, tetapi yang lain bisa rinci dan teknis. Setiap orang di proyek perlu belajar bagaimana menafsirkan alat; seseorang juga harus bertanggung jawab untuk mempelajari cara membuat alat. Terkadang, mempelajari perangkat lunak khusus dapat memakan waktu selama membuat dokumen itu sendiri.
Con: Pemeliharaan
Alat manajemen proyek hanya berguna ketika mereka diperbarui secara berkala. Rencana awal itu berharga, tetapi dalam kenyataannya, proyek tidak pernah berjalan sesuai rencana. Ketika perubahan terjadi, seperti tugas atau penundaan baru, dokumen perlu diperbarui. Seseorang harus bertanggung jawab atas tugas rutin ini.
