Menulis kebijakan pembelian mungkin tampak seperti buang-buang waktu, terutama di perusahaan kecil. Tetapi memiliki kebijakan formal yang dipahami semua karyawan akan membantu memastikan bahwa Anda membelanjakan uang operasional Anda dengan bijak. Ketika Anda tumbuh, kebijakan tertulis akan menjadi penting untuk kesuksesan Anda. Tulis kebijakan pembelian Anda dengan mereka yang akan menggunakannya dalam pikiran. Jika mereka tidak dapat memahami kebijakan tersebut, atau jika prosesnya terlalu rumit atau sulit, karyawan akan menjadi frustrasi dan lebih cenderung membuat kesalahan atau dengan sengaja mengabaikan kebijakan untuk menyelesaikan pekerjaan.
Putuskan siapa yang akan memiliki wewenang untuk melakukan pembelian atas nama perusahaan. Tetapkan batas apa pun pada otoritas pembelian dan tentukan siapa yang akan menyetujui pembelian melebihi batas-batas itu.
Tulis pedoman untuk pemilihan vendor. Tentukan bagaimana proses penawaran akan bekerja dan berapa banyak tawaran yang harus diperoleh untuk setiap peluang. Jelaskan semua kriteria yang harus digunakan pembeli untuk mengevaluasi tawaran. Kriteria dapat termasuk harga, kualitas, asuransi, lama operasi vendor dan banyak lagi.
Sebutkan keadaan di mana karyawan dapat masuk ke dalam kontrak. Buat garis besar proses untuk persetujuan kontrak dan berikan wewenang untuk penandatanganan kontrak. Tetapkan batas kontrak maksimum. Menetapkan seberapa sering kontrak layanan reguler harus dievaluasi.
Tetapkan aturan tentang menerima hadiah dan makanan dari vendor. Beberapa perusahaan mengizinkan makanan tetapi bukan hadiah, sementara perusahaan lain mengizinkan hadiah hingga nilai dolar tertentu. Beberapa perusahaan mengizinkan hadiah kelompok, tetapi bukan hadiah pribadi dan beberapa hadiah terlarang bagi penjual.
Menyusun kebijakan konflik kepentingan. Beberapa perusahaan melarang karyawan untuk membeli dari vendor di mana mereka memiliki minat: yang lain memperluas larangan kepada perusahaan di mana teman dekat atau anggota keluarga memiliki kepentingan. Yang lain lagi tidak menerapkan batasan seperti itu.
Tetapkan pedoman kerahasiaan. Menetapkan jenis informasi apa yang dianggap rahasia dan menetapkan periode waktu di mana karyawan yang memiliki informasi ini dilarang mengeluarkannya.
Jelaskan sistem pemesanan Anda. Berikan instruksi tentang menulis dan mengeluarkan pesanan pembelian. Jika sistem komputer Anda memungkinkan Anda mengatur level stok minimum dan mengingatkan pembelian ketika level-level tersebut tercapai, jelaskan bagaimana melakukannya. Jika bisnis Anda menyimpan barang-barang menggunakan kode batang atau sistem komputer lainnya, berikan instruksi untuk mengganti produk yang sudah ada dan mengatur yang baru.
Dokumentasikan kebijakan yang akan digunakan karyawan lain, seperti personel penerima, untuk membuat agen pembelian sadar akan pengiriman yang hilang, rusak, atau salah.
Kiat
-
Anda mungkin ingin meminta pengacara meninjau dokumen kontrak apa pun sebelum Anda menandatanganinya.
Kebijakan cetak pada kertas logo.
Peringatan
Perusahaan yang diperdagangkan secara publik biasanya memiliki kebijakan konflik kepentingan yang ketat. Konsultasikan dengan seorang pengacara jika Anda menulis kebijakan pembelian untuk perusahaan publik.
