Karyawan di semua tingkatan mungkin perlu menulis nota pengumuman (biasa disebut memo) sebagai bagian dari pekerjaan mereka. Menulis memo yang efektif mencerminkan secara positif pada orang yang menulisnya, karena itu adalah tanda memiliki keterampilan komunikasi yang baik. Pengumuman memo memberikan berita positif dan negatif kepada karyawan di seluruh organisasi. Pengumuman promosi dan lowongan kerja sering diterima dengan penuh semangat, sementara perubahan kebijakan dan pengurangan pengumuman dapat menyebabkan kecemasan dan stres. Membuat pesan yang solid membantu menyampaikan pesan dengan jelas dan positif.
Identifikasi pesan utama yang ingin Anda sampaikan. Renungkan apakah berita itu akan disambut atau tidak, dan gunakan informasi ini untuk memutuskan cara terbaik untuk membingkai pesan yang disampaikan. Pesan negatif akan membutuhkan lebih banyak informasi tentang mengapa sesuatu dilakukan, sementara pesan positif dapat fokus pada berita yang disampaikan tanpa menambahkan informasi latar belakang terperinci tentang mengapa acara itu terjadi.
Pelajari bagaimana empat komponen dasar memo. Memo terbaik menempel pada format yang diterima yang diakui dalam penulisan bisnis. Dengan demikian, penulis memo tetap netral dalam pengumuman mereka dan tidak terlihat bias. Memo berisi empat bagian utama: pos, pembukaan, isi, dan kesimpulan.
Buat tajuk Anda. Judul meliputi empat bagian utama: ke, dari, tanggal dan subjek. Bidang "Kepada:" termasuk daftar penerima dan jabatan pekerjaan mereka. Kolom “Dari:” menyertakan nama dan judul orang dari mana memo itu berasal. Bidang "Tanggal:" paling sering adalah tanggal pengiriman memo itu, dibandingkan dengan tanggal dibuatnya atau dibuat. Bidang "Subjek:" memberi tahu penerima tujuan memo itu. Bidang-bidang ini serupa dengan bidang yang biasa digunakan dalam surel, dan masing-masing akan muncul sebagai berikut:
Ke: Dari: Tanggal: Subjek:
Tulis bagian pembuka memo itu. Paragraf pembuka berfokus pada tujuan komunikasi. termasuk informasi latar belakang yang diperlukan untuk membantu penerima memahami pengumuman yang dibuat.
Tuliskan isi memo itu. Badan mencakup setiap dan semua informasi terperinci yang perlu diketahui oleh penerima. Promosi dapat mencakup informasi tentang pekerjaan dan tanggung jawab baru karyawan, serta kapan mereka akan mengambil peran baru mereka. Perubahan kebijakan harus mencakup informasi tentang kapan kebijakan baru akan efektif dan bagaimana dampaknya terhadap karyawan.
Tuliskan kesimpulan dari memo itu. Kesimpulan yang baik memberi tahu karyawan apa yang harus mereka lakukan untuk bersiap menghadapi perubahan.
Luangkan waktu dari memo itu dan kemudian kembali untuk mengedit dengan mata segar. Memo yang ditulis dengan baik bebas dari kesalahan tata bahasa dan menyampaikan pesan yang jelas.
