Tingkat efisiensi dan tanggung jawab yang dipegang oleh kantor medis merupakan indikasi langsung keberhasilannya dalam perawatan pasien dan manajemen perawatan kesehatan. Apakah itu kantor baru atau yang sudah ada, tinjauan kebijakan dan prosedur harus menjadi kejadian rutin. Sementara beberapa komponen dapat bervariasi sesuai dengan jenis praktik atau spesialisasi, ada elemen dasar yang harus ditangani masing-masing kantor.
Mempengaruhi Perawatan Pasien Langsung
Keselamatan pasien dan staf harus menjadi perhatian utama. Sangat penting bahwa ada kebijakan di sekitar kebersihan ruang pemeriksaan; prosedur sterilitas, seperti instrumen sanitasi dan mencuci tangan; ketersediaan alat pelindung untuk staf, seperti sepatu bot, sarung tangan plastik, topeng dan gaun untuk mencegah penyebaran penyakit menular; dan pemeliharaan serta pemrosesan obat di lokasi. Administrasi Keselamatan dan Kesehatan Kerja federal adalah sumber daya yang luas tentang pedoman kesehatan dan keselamatan, dan situs webnya berisi panduan tentang langkah-langkah keselamatan apa yang harus diterapkan untuk kantor medis Anda.
Mempengaruhi Informasi Pasien
Secara hukum, praktisi medis harus menjaga kerahasiaan informasi pasien. Portabilitas Asuransi Kesehatan dan Akuntabilitas Act, yang dikenal sebagai HIPAA, melindungi privasi dan kerahasiaan informasi pasien. Jika kantor Anda belum dilatih mengenai kebijakan HIPAA, konsultasikan dengan Departemen Kesehatan & Layanan Kemanusiaan AS untuk informasi tentang cara menerapkan kebijakan HIPAA di kantor Anda. Selain membahas privasi, harus ada kebijakan yang mengatur manajemen file untuk memastikan bahwa semua informasi disimpan di area praktik yang aman.
Mempengaruhi Penagihan dan Masalah Bisnis Lainnya
Kantor medis adalah bisnis. Baik itu rawat inap atau rawat jalan, ada biaya dan tagihan yang terkait dengannya. Setiap kantor harus memiliki kebijakan untuk pasien yang mengkomunikasikan bagaimana proses penagihan bekerja; hubungan antara penyedia dan perusahaan asuransi pasien; dan tanggung jawab pasien untuk pembayaran pada saat pelayanan serta setiap perbaikan yang tersedia untuk perbedaan dalam masalah penagihan. Staf harus dilatih tentang prosedur untuk memproses tagihan, menghubungi perusahaan asuransi untuk informasi yang diperlukan, bekerja dengan staf medis pengkodean atau penagihan tentang masalah tagihan, dan menutup semua sisa tagihan atau masalah akun. Mengembangkan dan menerapkan program manajemen akun untuk kantor Anda akan mengurangi jumlah pendapatan yang tidak diklaim serta memungkinkan Anda untuk mempertahankan hubungan yang baik dengan pasien ketika masalah muncul.
