Untuk mengelola front office medis secara efektif, apakah sebuah klinik kecil atau klinik besar, prosedur yang komprehensif dan jelas harus dikembangkan dan diimplementasikan yang membahas tugas dan tanggung jawab yang diperlukan. Prosedur kantor harus menyoroti berbagai tugas karyawan, seperti menggambarkan apa yang harus dilakukan resepsionis ketika kantor dibuka dan ditutup. Anda harus memahami bagaimana kantor medis bekerja untuk menyesuaikan prosedur dengan tepat.
Dasar-dasar
Prosedur kantor harus menyampaikan cara berinteraksi dengan klien. Topik yang relevan mencakup salam klien standar (mis., Secara langsung dan melalui telepon), manajemen klien yang tidak puas atau marah, kerahasiaan klien (misalnya, peraturan HIPAA) serta pengaturan janji temu dan pemberitahuan. Keterampilan layanan pelanggan yang kuat diperlukan untuk sebagian besar karyawan kantor medis. Dengan demikian, prosedur harus membedakan layanan pelanggan "baik" dari "tidak memadai". Prosedur standar jika terjadi keadaan darurat atau bencana alam, seperti kebakaran atau banjir, diperlukan. Buat buku pegangan karyawan terpisah untuk membahas kebijakan tentang aturan berpakaian, kehadiran, pelecehan seksual, penggajian, liburan, dan tunjangan.
Rekaman
Kantor medis yang berhasil mengelola catatan pasiennya secara efisien. Prosedur pencadangan harus bersifat wajib untuk kantor tanpa kertas (mis., Dengan informasi pasien disimpan secara online atau pada program komputer). Manual kantor depan perlu menjelaskan cara membuat, memperbarui, dan menyimpan catatan klien. Manual juga harus mencakup prosedur tentang cara membuat catatan tidak aktif, seperti ketika pasien bergerak. Aspek penting lainnya melibatkan kalender dokter. Misalnya, dengan menjadwalkan dua pasien setiap jam, dokter mungkin memiliki waktu luang 20 hingga 30 menit. Prosedur harus menjelaskan bagaimana menjadwalkan jumlah pasien yang tepat setiap jam dan setiap hari. Prosedur juga dapat menggambarkan cara standar menugaskan ruang ujian.
Penagihan
Prosedur kantor medis depan harus merinci cara mengumpulkan pembayaran dari pasien. Jika seorang pasien menggunakan asuransi, prosedur harus menjelaskan informasi apa yang diperlukan untuk memverifikasi asuransi dan mengumpulkan pembayaran bersama, jika diperlukan. Prosedur harus menjelaskan apakah akan menerima pembayaran sebelum atau setelah kunjungan ketika seorang pasien membayar sendiri. Juga, jelaskan langkah-langkah yang diperlukan untuk mendapatkan penggantian tepat waktu atas klaim asuransi. Misalnya, jelaskan siapa yang akan memberi kode atau mengidentifikasi prosedur medis untuk catatan pasien serta penagihan. Prosedur harus menentukan cara menangani akun jatuh tempo yang lalu, seperti yang tetap beredar selama 6 bulan atau 1 tahun.
