Komunikasi kantor mungkin terutama didorong oleh surat elektronik dan pesan instan, tetapi hampir setiap kantor masih menerima dan memproses sejumlah besar dokumen. Memang, menurut Badan Perlindungan Lingkungan A.S., rata-rata pekerja kantor menangani sekitar 10.000 lembar kertas setiap tahun, atau rata-rata sekitar dua pon produk kertas dan kertas karton setiap hari. Prosedur manajemen surat kantor yang lebih baik dapat membantu memastikan kelancaran komunikasi internal dan eksternal.
Tentukan Staf yang Tepat
Bahkan usaha kecil dapat mengambil manfaat dengan menunjuk satu orang untuk menangani semua surat masuk dan keluar untuk memastikan bahwa tidak ada yang hilang atau salah arah dalam perjalanan ke tujuannya. Semakin besar organisasi, semakin banyak anggota staf yang harus ditugaskan untuk menerima, menyusun, mendistribusikan, dan mengumpulkan semua surat dan paket perusahaan. Dengan email menjadi pilihan yang lebih populer untuk komunikasi dan distribusi dokumen resmi, penanganan surat kertas dapat menjadi bagian dari deskripsi pekerjaan karyawan, tergantung pada volume surat yang melewati saluran komunikasi korporasi biasa. Untuk pengiriman komersial (mis., UPS, FedEx, DHL), resepsionis umumnya adalah orang terbaik untuk menerima dan menandatangani paket masuk karena lokasinya yang utama. Namun, biasanya bukan ide yang baik untuk menyerahkan semua tugas manajemen surat kepada resepsionis, karena tanggung jawab itu sering mengharuskannya meninggalkan mejanya tanpa pengawasan untuk waktu yang lama.
Buat Diagram Alir Distribusi Surat
Manajer dan karyawan yang bertanggung jawab atas distribusi surat harus berkolaborasi dalam mengembangkan pedoman - menggunakan diagram alur, daftar periksa atau format apa pun yang paling nyaman bagi perusahaan Anda - yang akan diikuti oleh semua karyawan, terutama staf yang akan mengawasi distribusi dan pengumpulan surat. Ini harus mempertimbangkan setiap langkah pengumpulan surat: mengumpulkan surat di pusat pengumpulan pusat (kotak pos, operator pos, kantor pos perusahaan, personel pengiriman paket atau kotak surat konvensional); menyusun di lokasi tertentu di kantor yang ditujukan semata-mata untuk menyortir surat; mendistribusikan baik ke kotak surat departemen atau individu atau menyerahkan langsung ke masing-masing kantor; mengumpulkan surat keluar dan memastikan bahwa semua surat keluar ditangani dan dicap dengan tepat; dan menjaga area pengumpulan koleksi / penyortiran tetap rapi dan terisi penuh.
Sediakan Kebutuhan yang Diperlukan
Pastikan bahwa stasiun pengumpulan / distribusi surat memiliki semua persediaan yang dibutuhkan staf untuk melakukan pekerjaannya. Jika perusahaan Anda cukup besar sehingga distribusi surat lebih efisien dilakukan dengan menggunakan lokasi pusat, bangun pengelola surat / literatur atau penyortir surat yang kokoh dengan banyak lubang cubby untuk setiap departemen atau anggota staf dan jelas beri label masing-masing. Departemen akan membutuhkan lubang cubby yang lebih besar daripada individu, jadi beri mereka banyak ruang.Simpanlah lemari atau meja yang terisi penuh dengan gulungan kaset dan dispenser tape; bahan pengepak; amplop; kembalikan label dalam ukuran berbeda yang dicetak sebelumnya dengan alamat perusahaan Anda; label pengiriman dalam berbagai ukuran yang telah dicetak sebelumnya dengan beberapa tujuan surat paling umum perusahaan Anda; perangko waktu dan tanggal; skala paket; pulpen; spidol; tempat penyimpanan; dan truk tangan kecil atau boneka. Jangan lupa menyertakan mesin penghancur kertas berukuran besar dan tempat sampah daur ulang. Jika perusahaan Anda melewati lebih banyak surat yang tidak dapat dihancurkan atau didaur ulang oleh satu orang, pertimbangkan untuk membuat kontrak dengan perusahaan manajemen / daur ulang dokumen luar untuk menangani pekerjaan untuk Anda.
Melacak Semua Surat Masuk dan Keluar
Buat sistem manajemen surat elektronik untuk melacak semua surat masuk dan keluar. Jika bisnis Anda hanya Anda dan asisten, Anda dapat melewati langkah ini, tetapi jika Anda mengawasi departemen atau perusahaan besar dengan puluhan karyawan, buat sistem yang akan melacak tanggal pengiriman surat dan, jika perlu, untuk siapa. Sangat penting untuk membuat sistem ini jika perusahaan Anda menerima banyak dokumen dan paket hukum yang sensitif. Barang hilang di kantor kecil bahkan lebih sering daripada yang Anda kira; yang terbaik adalah menghindari situasi yang membuat frustrasi ini dengan membuat lembar kerja Excel dasar, misalnya, yang menunjukkan kapan paket masuk dan kapan diklaim oleh penerima atau perwakilannya.
