Prosedur kantor tertulis membantu bisnis berjalan dengan lancar dan lebih efisien. Prosedur dasar menguraikan praktik front-office: prosedur, siapa yang melaksanakannya dan apa yang dilakukan. Kantor memiliki pedoman untuk manajemen personalia, setoran tunai, surat masuk dan keluar, korespondensi dan penggantian.
Menangani Surat Harian (Resepsionis)
Surat masuk dibuka dan isinya dicap tanggal. Cek ditempatkan di nampan "Untuk Setoran". Mail diurutkan berdasarkan penerima dan ditempatkan di nampan surat orang tersebut.
Dia menyiapkan setoran bank dan membuat salinan cek yang diterima. Lampiran dijilid dengan salinan cek. Dia memberikan cek dan salinan slip setoran dan lampiran ke piutang.
Surat keluar ditandai dan dibawa ke kantor pos setiap malam.
Prosedur Telepon
Jawab telepon dengan deringan ketiga. Salam standar adalah "Selamat pagi, Perusahaan ABC, John berbicara. Apa yang bisa saya bantu?" Tanggapi "Tunggu sebentar" dan tahan penelepon.
Periksa kalender kantor untuk karyawan yang absen. Jika tidak ada, beri tahu penelepon, dan tanyakan apakah orang lain dapat membantu. Jika orang tersebut masuk, umumkan penelepon dan teruskan panggilan. Jika saluran sibuk, beri tahu penelepon, dan tawarkan pesan suara atau pesan tertulis.
Pesan termasuk nama penelepon, waktu dan tanggal, alasan panggilan, dan nomor panggilan balik. Masukkan pesan ke dalam slot surat penerima.
Mengelola Perlengkapan Kantor (Sekretaris)
Persediaan standar diinventarisasi dan dipesan setiap bulan. Kalender kantor diperiksa untuk pengiriman surat terjadwal dan semua persediaan yang diperlukan. Dia menyiapkan formulir pemesanan persediaan kantor dan manajer kantor memberikan otorisasi sebelum ditempatkan.
Untuk persediaan yang tidak standar, lengkapi formulir permintaan persediaan dan kirim ke sekretaris.
Menjaga Kalender Kantor (Sekretaris)
Dia memiliki tanggung jawab untuk kalender kantor. Saat menjadwalkan rapat, periksa kalender untuk konflik, dan kirim permintaan ke sekretaris.
Surat bulanan untuk pelanggan, pemasaran dan promosi dimasukkan pada kalender kantor. Karyawan yang bertanggung jawab atas hal ini dapat mengirim email tanggal ke sekretaris.
Email tanggal perjalanan, absensi karyawan dan liburan ke sekretaris.
Penggantian Biaya Perjalanan, Periksa Permintaan, dan Kartu Kredit
Penggantian biaya perjalanan diproses setiap minggu. Gunakan formulir perjalanan yang disetujui. Masukkan tanggal pengeluaran, jenis pengeluaran dan alasan pengeluaran. Lampirkan tanda terima yang bisa dibaca untuk pengeluaran. Tidak ada jumlah yang diganti tanpa tanda terima.
Gunakan formulir permintaan pemeriksaan yang disetujui untuk pemeriksaan tidak teratur. Lengkapi informasi penerima pembayaran, tanggal yang dibutuhkan, periksa jumlah dan bagian alasannya. Dapatkan persetujuan dari manajer atau akuntan.
Kartu kredit diproses setiap bulan. Dibutuhkan tanda terima untuk setiap pembelian. Masukkan nama Anda, alasan pengeluaran dan informasi identitas lainnya pada tanda terima. Setiap biaya tanpa tanda terima, dan biaya pribadi, dikurangkan dari gaji karyawan.
Pembayaran dan faktur pelanggan
Pesanan pelanggan yang telah selesai dikirimkan dua kali sehari ke A / R oleh petugas pengiriman dan ditagih pada akhir hari kerja.
Setoran harian yang diterima oleh A / R diterapkan pada akhir hari kerja.
