Dalam lingkungan kantor, penting untuk selalu menjaga sikap profesional. Tepat waktu sangat penting dan setiap upaya harus dilakukan untuk datang tepat waktu. Kecuali jika Anda mengharapkan panggilan penting, ponsel harus dimatikan atau diaktifkan agar tidak mengganggu kantor. Kenakan pakaian yang pantas untuk jenis bisnis yang dilakukan. Misalnya mengenakan jeans di lingkungan kantor profesional akan dianggap tidak pantas, tetapi jeans mungkin pakaian yang dapat diterima di kantor konstruksi.
Pelayanan pelanggan
Salah satu faktor terpenting dalam prosedur kantor adalah bagaimana pelanggan diperlakukan ketika mereka menelepon atau mengunjungi kantor.
Ketika berhadapan dengan pelanggan secara langsung, ada baiknya menyapa orang itu dengan senyum dan memperhatikan kebutuhan mereka. Jika pelanggan datang dengan keluhan mendengarkan dengan seksama tetapi tidak menjadi defensif, konfrontatif atau marah, itu hanya akan berfungsi untuk meningkatkan situasi. Perlihatkan perhatian tulus melalui ekspresi wajah atau bahasa tubuh, saat pelanggan mengeluh. Jika pelanggan mengomel, izinkan mereka untuk berteriak - jangan mencoba menghentikannya atau membicarakannya. Setelah mereka menyuarakan keluhan mereka, dengan tenang menanggapi dengan memberi tahu mereka apa yang Anda rencanakan untuk membantu mereka atau kepada siapa Anda akan merujuk mereka dan bagaimana orang itu akan dapat membantu dalam menyelesaikan masalah.
Etiket Telepon
Karena orang di ujung telepon tidak dapat melihat Anda, telepon harus dijawab dengan ceria. Orang di ujung sana harus bisa mendengar "senyum" di suara Anda. Selalu jawab panggilan masuk dengan nama perusahaan dengan hati-hati untuk menyebutkan nama perusahaan sehingga dapat dimengerti. Terkadang perlu untuk menyaring panggilan sebelum meneruskannya ke penerima. Berusahalah untuk membuat nama orang itu tepat. Simpan notepad berguna untuk menuliskan nama penelepon jika terjadi gangguan atau penerima tidak menjawab dan panggilan terpental kembali. Ini akan memungkinkan untuk memanggil penelepon secara langsung.
Interaksi dengan Karyawan Lain
Tidak pernah merupakan ide yang baik untuk membahas masalah pribadi dengan karyawan lain atau terlibat dalam gosip kantor. Politik dan agama harus dihindari sebagai topik pembicaraan kantor.
Selalu bersikap hormat ketika berbicara dengan karyawan lain. Aturan praktis yang baik adalah jika orang yang Anda ajak bicara adalah bawahan, tidak apa-apa untuk memanggil mereka dengan nama depan mereka, tetapi penyelia atau manajer harus dipanggil sebagai Tn. Atau Nona kecuali mereka meminta untuk ditangani oleh orang pertama mereka. nama.
Organisasi
Area kerja harus selalu bersih, rapi, dan teratur. Jika Anda sakit atau jauh dari kantor karena alasan apa pun, seseorang mungkin harus mengambil informasi dari meja Anda dan tidak perlu “mencari-cari” segala sesuatu di area kerja Anda untuk menemukan apa yang mereka cari. Penting juga untuk tidak menyimpan barang-barang pribadi di atau di meja Anda karena seseorang saya secara tidak sengaja “tersandung” pada sesuatu yang tidak ingin Anda publikasikan.
Perhatian terhadap detail
Jika pekerjaan itu memerlukan beberapa langkah untuk diselesaikan, itu ide yang baik untuk membuat daftar periksa dan memeriksa setiap item saat selesai. Apa pun tugas yang diberikan perhatian pada detail, sangat penting untuk melakukan pekerjaan dengan baik.
Jika pembuatan dokumen adalah bagian dari pekerjaan, pastikan untuk menjalankan pemeriksaan ejaan dan tata bahasa pada setiap dokumen. Apa pun pekerjaan yang dibutuhkan, itu selalu merupakan ide yang baik untuk memeriksa ulang pekerjaan sebelum mengubahnya.
