Prosedur kantor depan harus disesuaikan agar sesuai dengan bisnis Anda. Misalnya, praktik medis atau gigi akan memerlukan prosedur yang berbeda dari firma hukum, agen penagihan, toko tukang cukur atau pabrik. Luangkan waktu untuk mengembangkan daftar periksa menyeluruh yang membahas tujuan dan sasaran front office yang penting.
Dasar-dasar
Untuk bisnis yang menerima lalu lintas klien yang stabil, prosedur kantor depan harus mencerminkan lingkungan bisnis secara keseluruhan. Bisnis yang hangat dan mengundang akan menekankan pentingnya tersenyum dan menjaga etika telepon profesional. Kantor medis atau gigi sangat bergantung pada aliran pasien yang stabil. Oleh karena itu, kantor depan di klinik harus memiliki staf asupan yang cukup untuk memeriksa pasien, menjawab pertanyaan pasien secara langsung dan melalui telepon dan menangani keberangkatan pasien, termasuk menerima pembayaran dan menjadwalkan prosedur tindak lanjut. Pertimbangkan bekerja dengan layanan telepon untuk menangani panggilan klien setelah jam.
Penjadwalan
Bagian penting dari menjalankan kantor depan yang sukses melibatkan penanganan janji bisnis. Karyawan front office harus menghubungi klien sehari sebelum janji temu mereka dan mengkonfirmasi waktu yang dijadwalkan. Buat daftar pembatalan atau tidak muncul sehingga Anda dapat menjadwalkan janji temu lainnya untuk menebus yang dibatalkan. Pegawai kantor depan di sebuah hotel harus menjaga catatan kamar yang akurat karena secara langsung mempengaruhi layanan kamar dan operasi rumah tangga. Karyawan front office di sekolah dasar, menengah dan tinggi harus memelihara catatan siswa yang akurat, termasuk yang berkaitan dengan absensi siswa dan pengunjung.
Perbaikan
Terus mengevaluasi prosedur kantor depan. Jika Anda menemukan ruang untuk perbaikan, buat dan terapkan strategi yang sesuai. Jika kantor depan kewalahan dengan panggilan dan tidak selalu dapat memberikan layanan pelanggan yang luar biasa, pertimbangkan untuk mengubah sistem telepon (mis., Menggunakan sistem telepon komputer) atau menggunakan teknologi pesan instan untuk mengukur ketersediaan staf. Nilai apakah manajemen kasing depan kantor Anda dapat ditingkatkan dengan tidak menggunakan kertas.
