Seorang manajer kantor depan, kadang-kadang dikenal sebagai resepsionis atau juru tulis, mengisi sejumlah besar peran. Posisi yang menghadap pelanggan ini, biasanya ditemukan di industri perhotelan, berfungsi untuk berinteraksi dengan pelanggan dan menjalankan tugas bisnis di kantor. Meskipun tanggung jawab dan kompensasi sangat bervariasi dari organisasi ke organisasi dan bahkan di dalam perusahaan, banyak manajer kantor depan berbagi sejumlah tugas dasar.
Antarmuka Pelanggan
Manajer front office sering berinteraksi dengan pelanggan, sering menyapa mereka ketika mereka memasuki gedung, menjawab pertanyaan dan menghasilkan penjualan. Menurut deskripsi pekerjaan umum yang diposting di situs web Career Builder, manajer front office mungkin menerima dan memproses pembayaran dari pelanggan dan memberikan tanda terima sesuai kebutuhan. Dalam beberapa kasus, menurut Career Builder, manajer kantor depan juga menangani pelanggan atau tamu yang bermasalah dan melibatkan personel keamanan yang tepat untuk menangani masalah keamanan pelanggan. Bergantung pada organisasi, manajer kantor depan dapat berinteraksi dengan semua tamu atau hanya dengan mereka yang dianggap sensitif atau penting.
Manajemen Kantor
Manajer kantor depan memastikan kantor depan bisnis terus beroperasi secara efisien. Mengelola kantor dapat melibatkan analisis pengeluaran untuk meminimalkan biaya, menurut deskripsi pekerjaan yang diposting di situs penginapan Hotel Mule, dan beberapa manajer meninjau buku harian untuk menjaga kesadaran akan kegiatan bisnis. Manajer kantor depan harus terbiasa dengan aplikasi kantor biasa seperti spreadsheet dan pengolah kata. Menurut situs web ketenagakerjaan The Job Fool, karyawan di posisi ini juga dapat menggunakan sistem milik perusahaan untuk mempertahankan operasi bisnis.
Kelola Pengalaman Pelanggan
Karyawan di posisi manajer kantor depan memiliki tanggung jawab yang besar untuk memastikan pelanggan dan tamu menerima layanan yang patut dicontoh. Selain hanya berinteraksi dengan pelanggan dan menangani masalah keamanan, manajer kantor depan juga bertindak sebagai satu titik kontak untuk keluhan pelanggan dan masalah yang meningkat. Manajer kantor depan mungkin menyetujui tarif promosi sebagai tanggapan atas negosiasi pelanggan, menurut deskripsi pekerjaan yang dipasang di Hotel Mule, dan beberapa manajer kantor depan memiliki wewenang untuk memberikan diskon, kredit layanan, atau layanan gratis untuk tamu yang tidak puas. Manajer kantor depan juga dapat bekerja dengan kelompok lain dalam bisnis, seperti rumah tangga dan pemeliharaan, untuk memastikan para tamu melihat properti yang bersih dan beroperasi penuh pada saat kedatangan.
Pengawasan Staf
Tergantung pada organisasi, manajer kantor depan mungkin bertanggung jawab untuk mengawasi anggota staf hotel. Tugas pengawasan, menurut The Job Fool, dapat mencakup penjadwalan personel untuk memenuhi permintaan pelanggan, merencanakan dan menetapkan pekerjaan, dan mengembangkan komunikasi karyawan. Manajer kantor depan dapat merencanakan dan melakukan pertemuan staf secara berkala dan bahkan berkolaborasi dengan kepala departemen lain untuk memastikan penyelesaian tugas organisasi. Dalam beberapa kasus, karyawan dalam posisi ini mengembangkan dan memberikan pelatihan untuk menjaga karyawan mengikuti perubahan praktik bisnis.
