Notulen rapat staf memberikan catatan tertulis tentang keputusan yang diambil, masalah yang dibahas, pengambilan suara, penugasan yang diberikan dan hal-hal lain yang memengaruhi staf. Penting untuk menangkap detail pertemuan serta esensi dari diskusi. Anda tidak perlu mencatat setiap kata yang diucapkan selama pertemuan, tetapi Anda harus dapat memberikan catatan yang akurat kepada para peserta rapat.
Item yang Anda butuhkan
-
Alat pencatat
-
Perekam
Persiapkan pertemuan dengan mengunjungi ruangan untuk menilai di mana Anda harus duduk untuk mendapatkan titik pandang terbaik dan menemukan outlet listrik jika Anda membutuhkannya. Lihat menit sebelumnya untuk meningkatkan kecepatan bagaimana menit direkam di masa lalu.
Dapatkan salinan agenda untuk membantu Anda mengatur menit berdasarkan topik. Dapatkan daftar peserta yang diundang dan verifikasi peserta dengan meminta mereka untuk masuk saat mereka memasuki pertemuan.
Catat tanggal dan waktu pertemuan berlangsung. Tulis setiap gerak sebagaimana disajikan, kata demi kata. Rekam suara yang diambil dan berapa banyak yang memilih, menentang dan abstain. Sertakan nama pembuat gerakan dan siapa yang menentukan gerakan.
Gunakan poin-poin untuk menyoroti topik diskusi penting seperti anggaran, pemilihan umum atau perencanaan acara perusahaan. Perhatikan pro dan kontra yang diajukan selama diskusi dan siapa yang membuat setiap pernyataan. Akhiri setiap topik diskusi dengan hasil, yang akan menjadi mosi dan suara, tugas untuk meneliti topik atau tindakan yang ditunjuk.
Tulis risalah dalam format yang jelas dan mudah dibaca agar lebih mudah diikuti. Temukan aplikasi dan alat yang sudah dibuat untuk membuat menit lebih efisien. Ini dapat ditemukan di situs web seperti onenote.com jika Anda menggunakan Windows. Lihatlah evernote.com untuk alat penulisan, yang disetujuio.com untuk membuat catatan dan alat berbagi menit, dan Google docs untuk templat menit rapat dan cara mudah untuk membagikan menit.
Tuliskan risalah sesegera mungkin setelah rapat, sementara diskusi masih segar dalam ingatan Anda, terutama dalam 24 jam. Tuliskan orang ketiga secara keseluruhan.
Kirim draf kepada manajer atau penyelia yang memimpin rapat untuk ditinjau sebelum mengirim berita acara kepada seluruh peserta. Buat koreksi dan kirimkan salinan kepada semua orang yang hadir di pertemuan. Lampirkan dokumen yang sesuai seperti salinan anggaran, daftar item tindakan atau daftar nomor kontak.
Kiat
-
Buat templat untuk menyederhanakan proses pembuatan menit. Gunakan berulang kali saat mengambil menit staf.
Gunakan alat perekam jika Anda khawatir tentang keakuratan. Beri tahu peserta bahwa mereka direkam sebelum menyalakan perekam Anda.
Peringatan
Jangan lelah ketika Anda kehilangan jejak diskusi atau tidak mengerti poin yang dibuat. Saat Anda bingung, hentikan prosesnya dan minta klarifikasi untuk memastikan Anda melaporkan secara akurat.
