Selama hari kerja yang sibuk, detail-detail penting mudah hilang atau terlupakan. Pencatatan yang cermat sangat penting - terutama selama pertemuan bisnis. Risalah berfungsi sebagai catatan resmi pertemuan. Mereka harus menggambarkan siapa yang hadir selama pertemuan, apa yang dibahas dan apa yang diputuskan. Jika dipersiapkan dengan hati-hati, mereka dapat menjadi salah satu metode paling efektif untuk membuat semua orang mendapat informasi dan pada halaman yang sama tentang keputusan bisnis masa lalu, saat ini dan masa depan.
Item yang Anda butuhkan
-
Agenda pertemuan
-
Perhatikan mengambil item atau pengolah kata
Catat tanggal, waktu, dan lokasi rapat.
Daftar, sesuai urutan senioritas, semua orang yang hadir.
Tunjukkan apakah kuorum hadir, jika perlu. Tidak setiap pertemuan membutuhkan kuorum, atau jumlah minimum hadirin untuk menjadikan pertemuan itu sah. Namun, jika kuorum diperlukan dan hadir, itu berarti keputusan bisnis yang dibuat selama pertemuan itu valid dan dapat ditegakkan. Tanpa kuorum, bisnis tidak dapat bertindak.
Jelaskan prosesnya dalam urutan kronologis. Mulailah dengan mencatat kapan pertemuan dipanggil untuk memesan dan oleh siapa.
Catat nama setiap orang yang memulai suatu topik dan tuliskan perincian terpenting tentang diskusi tersebut.
Tuliskan nama-nama orang yang setuju atau tidak setuju dengan apa yang sedang dibahas dan secara singkat nyatakan sifat dari perjanjian atau ketidaksepakatan tersebut.
Akhiri setiap bagian dari pertemuan dengan ringkasan dari keputusan akhir.
Lanjutkan mengulangi langkah 5 hingga 7 hingga pertemuan selesai.
Tulis rekap resmi pertemuan berdasarkan catatan Anda. Gunakan kop surat perusahaan dan kirim salinan terakhir ke setiap orang yang hadir.
Kiat
-
Gunakan agenda rapat sebagai garis besar risalah rapat Anda. Agenda biasanya menguraikan topik utama untuk pertemuan. Menggunakan agenda sebagai garis besar membantu menjaga menit Anda teratur.
Sementara teknologi dapat menawarkan penghematan waktu tertentu, Neal Hartman, seorang dosen senior dalam komunikasi manajerial di Sloan School of Management MIT, menyarankan dalam kolom di situs web Forbes bahwa Anda melarang teknologi pada pertemuan untuk membuat semua orang fokus. Jika Anda memutuskan untuk menggunakan teknologi untuk membantu Anda menangkap menit, pertimbangkan untuk mengimplementasikan perangkat lunak bebas gangguan yang untuk sementara memblokir akses ke email, Internet atau program lain selain pengolah kata sederhana.
