Risalah rapat dewan merupakan dokumen hukum dan tersedia untuk inspeksi publik, menjadikannya catatan penting untuk bisnis atau jenis organisasi lainnya. Semakin formal mereka, semakin penting mereka disetujui oleh dewan sebelum disebarluaskan. Menggunakan beberapa praktik terbaik sederhana untuk merekam dan menyetujui menit akan membantu Anda merampingkan proses ini dan mengurangi dokumen.
Tinjau proses untuk mencatat risalah rapat yang diamanatkan oleh organisasi. Banyak yang mengikuti Aturan Pesanan Robert, yang memungkinkan sekretaris rekaman menggunakan dan mengikuti templat untuk membuat catatan dan membuat menit akhir. Tanyakan kapan dan apakah Anda harus menyertakan nama anggota dewan yang memberikan komentar atau mengajukan pertanyaan, atau apakah Anda harus melindungi privasi mereka. Misalnya, Anda mungkin perlu menulis, "Telah dibahas bahwa pesaing kami, XYZ Corporation, menggunakan iklan yang menyesatkan dan FTC harus dihubungi," daripada, "Bob Smith menyatakan bahwa ia percaya pesaing kami, XYZ Corporation, menggunakan iklan yang menyesatkan dan FTC harus dihubungi. Debbie Jones dan Hank Johnson setuju."
Pastikan untuk mencatat menit secara akurat. Mintalah anggota dewan untuk berhenti berbicara atau ketua untuk menunggu sebelum memulai diskusi baru setiap kali Anda ketinggalan dalam pembuatan catatan Anda. Minta anggota untuk mengulang atau mengklarifikasi informasi yang Anda tidak jelas. Ulangi gerakan yang dilakukan anggota dewan, termasuk gerakan orisinal dan versi amandemen terakhirnya, setiap kali suatu gerakan diperkenalkan. Lakukan ini terlepas dari apakah gerakan diperbantukan dan apakah atau tidak. Catat total suara apa pun, bukan sekadar menyatakan bahwa suara telah lewat.
Kirim risalah kepada ketua dewan, direktur eksekutif atau komite eksekutif sebelum mengirimkannya ke dewan penuh jika itu adalah prosedur organisasi Anda. Setelah Anda menerima persetujuan untuk mengirim notulen ke papan penuh, kirimkan dokumen ke setiap anggota dewan, terlepas dari apakah dia menghadiri rapat atau tidak dan apakah dia akan menghadiri rapat atau tidak di mana notulen tersebut akan disetujui. Kirim risalah cukup awal sehingga anggota dewan dapat membacanya, bertanya tentang mereka, topik penelitian dibahas dan meminta klarifikasi.
Pada rapat dewan berikutnya yang merupakan kuorum, mintalah ketua atau anggota dewan mana pun yang menjalankan rapat berikutnya untuk membuat mosi bagi dewan untuk menyetujui risalah. Kuorum adalah jumlah minimum anggota dewan yang diperlukan untuk mengambil tindakan resmi. Tunggu mosi untuk diperbantukan dan kemudian minta pemimpin rapat membuka lantai untuk diskusi. Selama diskusi, diperlukan mosi yang harus dibuat, diperbantukan, dan disahkan jika ada perubahan atau koreksi yang perlu dilakukan pada risalah. Setelah diskusi, atau jika tidak ada diskusi, minta pemimpin rapat memanggil pertanyaan, atau ambil suara untuk menyetujui risalah.
Kiat
-
Periksa untuk melihat apakah organisasi Anda memiliki anggaran rumah tangga atau aturan lain mengenai tanggal anggota dewan harus menerima risalah rapat.
