Ketika Anda menjalankan bisnis, ada saatnya Anda harus mengatakan tidak kepada pelanggan, vendor, atau rekanan. Melakukannya secara profesional dapat membantu mempertahankan hubungan yang baik.
Presentasi Surat Profesional
Tulis surat Anda pada kop surat perusahaan atau alat tulis dan kirimkan surat dari orang yang paling tepat di organisasi Anda. Jika ada nomor keluhan pelanggan, nomor pesanan pembelian atau akun untuk referensi, sertakan itu dalam korespondensi Anda.
Nyatakan Kasus Anda
Pimpin dengan nada positif, seperti berterima kasih kepada pelanggan atas permintaannya, lalu langsung ke intinya. Misalnya, “Terima kasih atas perlindungan Anda dan surat terbaru Anda mengenai status garansi pada kamera video model XYZ Anda. Setelah penelitian yang ekstensif, kami menemukan bahwa kami tidak dapat memenuhi garansi pada kamera video Anda seperti yang diminta."
Cadangkan Dasar Pemikiran Anda
Berikan alasan spesifik mengapa Anda menolak permintaan pelanggan. Misalnya, kutip kebijakan perusahaan, tinjau hal-hal penting dari kasus ini atau rangkum apa yang ada di balik keputusan Anda. Sertakan lampiran jika perlu, seperti salinan kontrak, jaminan atau dokumen lain yang mendukung posisi Anda. Misalnya, "Seperti yang akan Anda lihat dalam perjanjian jaminan terlampir, kebijakan layanan lengkap ini berlaku selama 12 bulan pertama kepemilikan. Menurut catatan kami, Anda membeli kamera Anda tiga tahun lalu, membuat klaim hari ini tidak beralasan."
Tawarkan Kompromi
Dalam beberapa kasus, tidak ada ruang untuk kompromi atau untuk memperluas cabang zaitun, tetapi jika Anda ingin menjaga bisnis pelanggan di ujung jalan, menawarkan semacam konsesi untuk membantu melunakkan pukulan. Misalnya, "Kami ingin menawarkan diskon 25 persen untuk pembelian kamera video baru," atau, "Terlampir, temukan kartu hadiah $ 50 yang dapat ditukarkan dengan pembelian elektronik apa pun di toko kami."
Jenis Penolakan Lainnya
Dalam menjalankan bisnis Anda, Anda mungkin harus menolak ketentuan kontrak dengan vendor, menolak permintaan karyawan untuk waktu liburan atau menulis korespondensi profesional dengan rekan bisnis lain. Ikuti panduan umum yang sama seperti dijelaskan di atas, menyesuaikan surat dengan situasi tertentu.
Kiat
-
Penolakan kontrak: “Terima kasih atas kesempatan untuk memperbarui kontrak kami dengan ABC Refuse Removal. Karena kenaikan biaya Anda baru-baru ini, kami telah memilih untuk menggunakan layanan dari penyedia lain."
Permintaan karyawan: “Permintaan Anda untuk waktu lunas yang dibayar selama minggu terakhir Desember ditolak, karena minggu ini pingsan untuk semua karyawan karena inventaris akhir tahun.
Undangan rekan kerja: “Terima kasih atas undangan untuk melayani di dewan direksi Anda. Sayangnya, saya memiliki sejumlah komitmen profesional sebelumnya yang mencegah saya mengambil peran baru saat ini. ”
Bungkus itu
Akhiri surat Anda dengan ungkapan terima kasih atas hubungan yang ada diikuti dengan undangan untuk membahas masalah ini lebih lanjut jika perlu. Misalnya, “Terima kasih atas bisnis Anda.Jika Anda memiliki pertanyaan atau ingin membahas masalah ini lebih lanjut, silakan menghubungi saya secara langsung."
