Sering kali, dalam situasi pribadi atau bisnis, Anda harus menulis surat kepada seseorang dan juga mengirim salinannya kepada orang lain. Ini adalah prosedur yang relatif sederhana ketika menggunakan komunikasi elektronik seperti email, karena Anda dapat mengirim email ke semua penerima sekaligus hanya dengan satu klik tombol Kirim. Dalam kasus di mana Anda mengirim surat hard copy kepada seseorang, itu agak lebih sulit untuk mengirim salinan ke penerima tambahan, karena prosesnya tidak otomatis seperti halnya dengan mengirim banyak salinan pesan email dan beberapa langkah tambahan dan pertimbangan diperlukan.
Item yang Anda butuhkan
-
Alat tulis
-
Alamat surat untuk semua penerima
-
Amplop
-
Ongkos kirim
Tulis surat yang ingin Anda kirim ke penerima utama dan orang lain. Ketik "cc" dan nama orang kedua di bagian bawah surat di bawah nama dan tanda tangan Anda. Inisial "cc" adalah singkatan dari "copy karbon" dan merupakan peninggalan dari hari-hari ketika juru ketik membuat salinan surat dengan menggunakan selembar kertas karbon antara dua lembar kertas pada mesin tik.
Buat dua salinan surat aslinya. Kirim surat asli ke penerima utama. Buat salinan surat untuk setiap orang yang akan ditambahkan ke baris "cc". Simpan satu salinan surat untuk file pribadi Anda. Baik penerima primer dan sekunder akan memiliki informasi yang Anda tulis dalam surat Anda dan keduanya akan tahu bahwa masing-masing menerima surat itu.
Buat satu salinan dari surat asli yang Anda tandatangani. Anda akan menggunakan salinan surat ini untuk mengirim ke penerima tambahan yang Anda tidak ingin penerima asli tahu. Kirim surat asli ke penerima utama.
Tambahkan "bcc" dan nama penerima kedua ke salinan surat di bagian bawah surat di bawah tanda tangan Anda. Kirimkan ini ke penerima kedua setelah membuat salinan untuk file pribadi Anda. Inisial "bcc" adalah singkatan dari "blind carbon copy" dan ini berarti bahwa penerima utama tidak akan tahu bahwa salinan suratnya telah dikirim ke pihak lain.
Kiat
-
Jika Anda menulis surat keluhan ke atau tentang bisnis, mungkin akan bermanfaat untuk mengirim salinannya ke Better Business Bureau setempat Anda. Keluhan Anda mungkin dianggap lebih serius.
Peringatan
Bergantung pada situasinya, akan sangat membantu atau merepotkan untuk menggunakan "cc" atau "bcc." Pertimbangkan baik-baik apakah Anda ingin kedua belah pihak mengetahui informasi dalam surat Anda dan apakah Anda ingin penerima utama mengetahui bahwa surat yang Anda kirim kepadanya dibagikan kepada pihak lain.
