Ada beberapa contoh di mana Anda mungkin diminta untuk menulis surat atas nama orang lain. Pengacara, misalnya, melakukannya secara teratur. Situasi lain termasuk menulis untuk orang yang tidak memiliki keterampilan untuk melakukannya sendiri atau yang belajar bahasa kedua dan tidak dapat menulis dalam bahasa Inggris. Absennya bos Anda dari kantor mungkin menjadi alasan lain baginya untuk meminta Anda menulis surat atas namanya. Terlepas dari mengapa Anda menulis surat untuk orang lain, formatnya konsisten.
Tentukan Konten
Berbicaralah dengan orang yang Anda akan menulis surat atas nama. Buatlah daftar poin yang akan dibahas, orang yang akan dituju surat itu dan detail lainnya yang perlu dimasukkan. Diskusikan topik surat itu sampai Anda merasa memiliki cukup informasi latar belakang untuk menuliskannya dengan benar.
Gunakan Kop Surat dan Format Surat Bisnis
Tuliskan kop surat jika memungkinkan karena memberikan kredibilitas pada korespondensi Anda. Jika Anda tidak memiliki kop surat, ketikkan alamat orang yang Anda gunakan untuk menulis surat di bagian atas halaman, sisakan spasi dan ketikkan tanggalnya. Mulailah dengan salam, "Dear" diikuti dengan nama orang itu, judul dan koma. Jika, misalnya Anda menulis kepada perusahaan itu akan berbunyi "Ms. Briggs," atau "Kepada Hakim Ketua," jika itu ke pengadilan.
Gunakan format blok untuk surat bisnis. Semua kalimat dimulai di sisi kiri halaman; paragraf dipisahkan oleh ruang baris. Jarak antara penutupan Anda adalah tiga hingga empat garis untuk memungkinkan tanda tangan Anda. Ketik surat bisnis daripada tulisan tangan.
Nyatakan Kepengarangan
Menyatakan bahwa Anda menulis atas nama orang lain jika itu sesuai, seperti dalam surat ke pengadilan. Jika itu adalah surat yang keluar dengan nama orang lain, Anda tidak perlu menyatakan bahwa ia tidak menulisnya sendiri. Dalam kasus cedera fisik atau masalah bahasa, tunjukkan alasannya: "Saya menulis atas nama Jeremy Smithers saat dia mematahkan kedua pergelangan tangannya bermain ski."
Gunakan Bahasa yang Efektif, Mudah dipahami
Langsung ke intinya. Surat - baik atas nama orang lain atau tidak - perlu singkat dan ringkas. Nyatakan alasan Anda menulis dan kemudian mulai paragraf baru untuk ide-ide pendukung Anda. Ingatlah untuk mengubah paragraf dan meninggalkan tempat ketika Anda mengubah ide. Tulis dalam bahasa yang mudah dimengerti. Jangan gunakan kata yang besar ketika kata yang kecil akan dilakukan dan pertahankan kalimat Anda singkat. Bertujuan untuk kejelasan daripada mencoba mengesankan pembaca Anda dengan kosakata Anda yang luas.
Gunakan Suara Formal
Pertahankan nada bisnis. Hindari frasa berbunga-bunga dan tetap fokus pada topik yang Anda tulis. Jangan menawarkan pendapat Anda tentang masalah ini kecuali ada alasan yang sangat bagus untuk melakukannya.
Tutup Kuat
Ringkaslah isi surat itu di paragraf penutup. Tentukan juga tindakan orang yang Anda tulis surat untuk keinginan diambil. Jika bisa menjadi pengganti alat yang salah atau permintaan untuk rapat. Gunakan penutup "Hormat" atau "Hormat saya" untuk tetap konsisten dengan nada bisnis surat itu. Frasa seperti "Segera bicara" atau "Teman Anda" tidak tepat. Tanda tangani dan ketik nama Anda, diikuti dengan kata-kata "atas nama nama orang yang Anda tulis."
Ulasan
Tinggalkan surat Anda selama kurang lebih satu hari dan kemudian edit. Selain kesalahan tata bahasa dan ejaan, perhatikan kata-kata yang umumnya membingungkan seperti "berlalu dan lewati" atau "mempengaruhi dan mempengaruhi." Periksa di daftar asli Anda untuk memastikan Anda tidak melupakan apa pun. Tempatkan diri Anda di tempat penerima surat. Baca dengan lantang untuk diri sendiri dan nilai untuk nada dan konten. Sunting sesuai. Tinjau surat dengan orang yang Anda tulis atas namanya. Pastikan Anda tidak mengabaikan apa pun yang diinginkan orang tersebut.
