Dalam kegiatan bisnis normal, sebuah perusahaan atau firma hukum dapat mengirimkan ratusan surat kepada klien, calon klien, vendor, atau berbagai lembaga pemerintah. Dengan waktu yang singkat bagi para manajer dan profesional, tidak selalu layak bagi pengirim untuk secara pribadi menandatangani dokumen setelah seorang staf atau sekretaris menyiapkannya. Karena alasan itu, ada konvensi hukum yang diterima secara umum untuk meminta pihak ketiga melaksanakan tanda tangan.
Korespondensi Sederhana
Sangat umum bagi seseorang untuk menyiapkan surat bisnis tentang instruksi singkat dari pengirim. Kantor hukum, misalnya, dapat mengirimkan banyak salinan surat sederhana, seperti permintaan untuk panggilan masuk, ke banyak klien yang berbeda. Jika pengirim tidak tersedia untuk menandatanganinya secara pribadi dan menerima surat melalui pos sangat penting, karyawan atau asisten yang berwenang dapat menandatangani atas nama pengirim. Konvensi hukum adalah untuk memasukkan inisial, "hal.", Yang berarti frasa Latin, "per procurationem," yang berarti "untuk mengurus sesuatu," sebelum tanda tangan karyawan. Pengadaan surat menyurat berarti menandatanganinya atas nama orang lain; alternatif umum yang digunakan untuk surat formulir adalah dengan menggunakan stempel tanda tangan.
Metode dan Prosedur
Dapat diterima untuk mengetik atau menulis, "hal." di depan tanda tangan Anda sendiri, di atas nama cetak pengirim. Atau, Anda dapat menempatkan nama pengirim di atas tanda tangan Anda sendiri, yang harus Anda awali dengan "hal." Demi konsistensi, dan untuk mencegah kesalahpahaman, kantor profesional atau bisnis akan menetapkan prosedur standar untuk menandatangani surat atas nama orang lain.
Surat kuasa
Undang-undang juga memberi seseorang kuasa untuk menandatangani atas nama orang lain. Surat kuasa memungkinkan individu yang tidak hadir atau lumpuh untuk melakukan kegiatan hukum atau keuangan dengan bantuan kerabat atau perwakilan hukum yang tepercaya. Metode yang tepat, jika Anda berwenang untuk menandatangani dengan surat kuasa, adalah dengan terlebih dahulu menandatangani nama kepala sekolah dan kemudian nama Anda sendiri, didahului dengan kata "oleh," ke samping atau di bawah tanda tangan kepala sekolah, dengan frasa "kekuatan" pengacara "atau inisial, POA setelah tanda tangan Anda, misalnya, Joe Smith oleh Mary Jones, surat kuasa. Dalam beberapa situasi, formulir surat kuasa yang disahkan dan ditandatangani harus disertai dengan kontrak, formulir, atau surat yang ditandatangani.
Orangtua dan Wali
Undang-undang negara umumnya menetapkan bahwa anak di bawah umur mungkin tidak terikat kontrak yang mengikat secara hukum, dengan beberapa pengecualian. Dalam situasi di mana kontrak melibatkan anak di bawah umur, seperti membuka rekening bank atau membuat rilis model fotografer, orang tua atau wali hukum mungkin diminta untuk menandatangani atas nama anak di bawah umur. Dalam kasus ini, orang tua atau wali mengikuti tanda tangannya dengan frasa "untuk dan atas nama," diikuti dengan nama anak di bawah umur. Dokumen tersebut mungkin juga mensyaratkan nama anak di bawah umur dicetak atau ditandatangani pada garis tanda tangan terpisah.
