Ketika Anda melakukan bisnis di luar negeri, penting untuk tidak hanya menyadari perbedaan budaya antar negara, tetapi juga menyesuaikan respons Anda sendiri terhadap perbedaan tersebut. Ini terutama benar ketika menulis email ke perusahaan atau prospek bisnis Jepang yang bahasa utamanya bukan bahasa Inggris, karena bahkan kecerobohan sederhana pun menjadi jauh lebih rumit dengan hambatan bahasa. Dengan mengamati etiket email Jepang yang tepat dalam lingkungan bisnis, Anda membuktikan kesediaan Anda untuk memahami budaya Jepang dan - dengan tambahan - kemampuan Anda beradaptasi dengan kebutuhan perusahaan.
Nama
Melampirkan kehormatan "-san" setelah nama penerima adalah sopan santun, mirip dengan memanggil seseorang di Amerika sebagai Tuan atau Nona. Jangan gabungkan mereka, seperti menulis "Tn. X-san ", karena ini pada dasarnya menyapa pembaca sebagai" Mister Mister X ". Juga ingat bahwa, di Jepang, nama-nama yang diberikan dan keluarga ditulis dalam urutan yang berlawanan dengan rekan-rekan Barat mereka - nama terakhir datang sebelum yang pertama. Jika Anda tidak yakin nama mana yang merupakan nama keluarga penerima Anda, cari tahu terlebih dahulu untuk menghindari kesalahan umum namun menjengkelkan.
Kesopanan
Email bisnis di Jepang umumnya ditulis menggunakan bentuk bahasa yang sopan, kadang-kadang disebut "keigo," kecuali jika pengirim dan penerima saling kenal dengan baik. Jika Anda tidak yakin apakah akan menggunakan keigo atau tidak, itu ide yang baik untuk menggunakannya sampai penerima Anda memberi tahu Anda bahwa itu tidak perlu.
Fakta keigo sangat dihargai dan dianggap standar memberi Anda indikasi betapa pentingnya kesopanan dalam surat Anda. Meskipun email memang kurang formal daripada surat biasa, salam sopan sebelum menyampaikan masalah yang sudah biasa dan sering diharapkan. Bahkan sesuatu sekecil bertanya tentang cuaca akan bekerja dalam contoh ini.
Merangkai
Sebenarnya dianggap tidak sopan di Jepang untuk terus menempelkan pesan baru ke pesan lama, sampai-sampai seluruh utas dibuat. Anda mungkin pernah melihat ini di satu atau dua forum, dengan tanggapan kemudian sering terlihat seperti "Re: re: re: re: subject." Ini adalah pilihan yang lebih baik untuk hanya membuat email baru dan merujuk ke yang sebelumnya dalam sebuah kalimat atau dua, untuk menjaga agar email tetap bersih dan profesional.
Vs Jepang Inggris
Jika Anda merasa cukup percaya diri dengan kemampuan bahasa Jepang Anda untuk menulis email sepenuhnya dalam bahasa ini, opsi ini akan membuat banyak pengusaha merasa nyaman. Sementara bahasa Inggris adalah mata pelajaran wajib yang diajarkan selama beberapa tahun di sekolah-sekolah Jepang, bahkan para pegawai negeri Jepang tidak selalu belajar bahasa ke tingkat bisnis, dan mereka tidak berbicara setiap hari kecuali dalam situasi di mana komunikasi internasional adalah hal biasa. Jika Anda lebih percaya diri dengan atau lebih suka menulis dalam bahasa Inggris, catat dalam email Anda bahwa komunikasi di masa depan akan dilakukan dalam bahasa Inggris kecuali penerima meminta mereka menggunakan bahasa Jepang.
Alternatif Kesenjangan Umur
Meskipun generasi yang lebih muda umumnya lebih mengerti komputer, banyak perusahaan Jepang masih dipimpin oleh orang tua yang mungkin tidak terbiasa, atau bahkan nyaman dengan email. Jika Anda tahu penerima Anda tidak terbiasa dengan email, cobalah menulis catatan pendek termasuk tawaran untuk berbicara lebih mendalam melalui telepon, atau secara langsung jika memungkinkan. Dengan cara ini Anda memberikan kekuatan untuk memutuskan kepada pembaca Anda, sambil menunjukkan kemampuan Anda sendiri di kedua bentuk komunikasi.
