Mengadakan pertemuan bisnis untuk orang Jepang sama seperti pertemuan bisnis lainnya: lihat peserta dengan nama (keluarga) terakhir mereka (dan jika Anda berbicara dalam bahasa Jepang, ikuti nama keluarga dengan kehormatan -san); beri tahu peserta waktu mulai jauh sebelumnya; menyediakan pilihan kopi, teh atau air; mulai tepat waktu; jangan menyela orang ketika mereka berbicara; tetap pada topik; hindari penggunaan humor; dan bersiaplah untuk pertanyaan langsung dan pribadi.
Persiapan
Beri tahu semua peserta tentang waktu mulai sedini mungkin, dan pastikan bahwa semua orang - baik Jepang maupun non-Jepang - memahami bahwa pertemuan akan dimulai pada saat ini. Budaya Jepang sangat menekankan pada pertimbangan orang lain, dan ketepatan waktu adalah tanda penghormatan.
Pilih lokasi yang tenang jika memungkinkan. Banyak orang Jepang berbicara bahasa Inggris, atau telah belajar bahasa Inggris, tetapi suara latar belakang dapat membuat sulit untuk mengikuti percakapan. Memiliki pertemuan di lokasi yang tenang akan memastikan lingkungan mendengarkan yang nyaman.
Berikan pilihan minuman. Berlawanan dengan stereotip populer, tidak semua orang Jepang minum teh Jepang, terutama pada pertemuan bisnis dengan orang non-Jepang. Yang terbaik adalah, jika mungkin, untuk memberikan para peserta pilihan kopi, teh, teh Jepang, dan air.
Pastikan ada ruang meja yang cukup bagi orang untuk meletakkan kertas dan, jika perlu, kamus elektronik. Sekali lagi, banyak orang Jepang berbicara bahasa Inggris, tetapi mereka mungkin ingin, dari waktu ke waktu, untuk memeriksa arti kata-kata yang tidak dikenal atau tidak dikenal yang digunakan selama pertemuan.
Berikan waktu sebelum pertemuan dimulai bagi orang untuk bertukar kartu nama dan secara informal memperkenalkan diri satu sama lain. Saling menukar kartu nama adalah tindakan penting dan wajib bagi pebisnis Jepang.
Memulai Rapat
Sinyal bahwa pertemuan akan dimulai, memungkinkan orang untuk mengatur diri mereka sendiri dan mempersiapkan diri.
Perkenalkan para peserta. Jika Anda mengadakan pertemuan dalam bahasa Jepang, gunakan gaya perkenalan Jepang: organisasi pertama, nama keluarga kedua diikuti oleh "-san." nama terakhir. Anda dapat memilih untuk membiarkan peserta memperkenalkan diri mereka sendiri; ini sangat dapat diterima, dan, jika dalam bahasa Inggris, orang Jepang dapat menikmati tantangan untuk menunjukkan kemampuan bahasa Inggris mereka di depan kelompok.
Nyatakan kembali maksud dan tujuan rapat. Ini seharusnya sudah diumumkan sebelumnya, tetapi akan membantu orang jika mereka diingatkan. Tetap pada topik adalah tanda pertimbangan di Jepang.
Melakukan Pertemuan
Jangan menyela orang ketika mereka berbicara. Berikan waktu kepada pembicara untuk menyampaikan maksudnya. Di Jepang, orang cenderung menjelaskan poin dengan terlebih dahulu memberi alasan dan kemudian menyatakan poinnya, sedangkan orang-orang dalam budaya Barat menyatakan poin pertama dan kemudian memberikan alasan. Gaya komunikasi yang berbeda ini dapat menjadi sumber ketidaksabaran di pihak Barat, dan paling baik ditangani dengan tidak menyela.
Tetap pada topik. Simpan juga anidesdot atau anekdot untuk tujuan akhir atau rapat.
Hindari penggunaan humor. Meskipun budaya Jepang sedang berubah, dan humor cukup umum di Jepang, masih lebih baik untuk menghindari humor dalam pertemuan bisnis. Humor mungkin merupakan tanda persahabatan bagi orang Amerika, tetapi bagi pebisnis Jepang itu bisa menjadi pertanda ketidakdewasaan, dan juga berisiko tidak menerobos hambatan bahasa atau budaya.
Bersiaplah untuk pertanyaan langsung. Situs web "Terjemahan Asing" memperingatkan pembaca bahwa orang Jepang cenderung langsung dalam pertanyaan mereka ketika mengenal orang baru (lihat Referensi 1). Pertanyaan seperti "Berapa banyak uang yang Anda hasilkan?" "Apa kamu belum punya pasangan?" atau "Berapa umurmu?" dapat terjadi. Jika Anda tidak nyaman menjawab pertanyaan seperti itu, cari cara yang sopan untuk mengelak dari pertanyaan dan jangan menunjukkan pelanggaran.
