Asosiasi pemilik rumah adalah kelompok yang mengelola lingkungan. Itu mengawasi perjanjian dan menegakkan aturan di lingkungan itu. Ini juga mengelola keuangan masyarakat, serta layanan seperti pemeliharaan dan lansekap. Banyak asosiasi akan mengadakan pertemuan dewan secara teratur dan pertemuan di seluruh komunitas setidaknya setahun sekali.
Panggil rapat untuk memesan. Presiden asosiasi harus menjadi orang yang melakukan ini. Ini adalah tanda bagi ruangan untuk menjadi bisnis yang tenang dan resmi untuk memulai.
Tetapkan sebuah kuorum. Mayoritas anggota dewan perlu hadir di rapat agar pemungutan suara dapat dilakukan. Kuorum didirikan pada awalnya dan dicatat oleh sekretaris.
Menyetujui notulen rapat sebelumnya. Anggota dewan biasanya diberikan salinan risalah dari pertemuan terakhir sebelum awal pertemuan ini. Risalah disetujui oleh anggota dewan yang membuat mosi, yang mosi tersebut diperbantukan oleh anggota lain dan semua anggota dewan lainnya memberikan suara.
Tinjau laporan keuangan.Bendahara asosiasi akan membahas poin-poin penting mengenai keuangan asosiasi, termasuk jumlah iuran yang dikumpulkan serta pengeluaran sejak pertemuan terakhir.
Dengarkan laporan manajer. Ini adalah informasi dari manajer komunitas tentang setiap kejadian dalam komunitas sejak pertemuan terakhir, serta setiap hal menarik yang harus dibawa ke perhatian dewan untuk tindakan atau pemungutan suara mereka.
Mengevaluasi setiap laporan komite. Khususnya dalam asosiasi komunitas yang lebih besar, akan ada komite untuk tugas yang berbeda dalam komunitas, seperti menerbitkan buletin, mengorganisir kegiatan, atau mengelola tugas pemeliharaan. Laporan-laporan ini ditinjau secara singkat selama pertemuan.
Mempertimbangkan kembali bisnis lama yang masih belum selesai atau menunggu keputusan akhir dari dewan.
Mintalah laporan bisnis baru yang perlu diperhatikan oleh dewan. Tugas-tugas ini dapat dipilih pada pertemuan atau diajukan dan ditambahkan ke agenda untuk pertemuan yang dijadwalkan berikutnya.
Buka lantai untuk komentar dari anggota asosiasi. Selama waktu ini, setiap anggota dengan kekhawatiran, keluhan atau saran dapat maju untuk didengar oleh anggota dewan.
Atur rapat dengan mengumumkan waktu dan lokasi pertemuan berikutnya dan secara resmi mengakhiri rapat saat ini.
Kiat
-
Sebelum pertemuan, sampaikan kepada anggota dewan laporan yang akan membutuhkan persetujuan. Ini akan menghemat waktu selama rapat.
