Dunia bisnis penuh dengan pertemuan yang panjang, membosankan, bertele-tele. Jika pertemuan Anda terfokus dan to the point, semua orang yang hadir akan menghargainya. Apakah itu pertemuan staf mingguan atau konferensi industri, perencanaan dan persiapan dapat membuat perbedaan antara sesi yang produktif atau beberapa jam yang membosankan.
Punya Tujuan
Rapat akan bergerak lebih cepat dan lebih fokus jika Anda memiliki alasan untuk menahannya. Bahkan jika ini adalah pertemuan mingguan reguler, akan lebih produktif jika Anda memiliki tujuan tertentu. Buat agenda yang menyentuh topik yang ingin Anda liput. Tetap pada agenda: Jika seseorang mengemukakan topik yang tidak berhubungan, katakan pada mereka untuk membicarakannya dengan Anda setelah pertemuan selesai.
Undang Selektif
Jangan mengundang orang yang tidak perlu berada di sana. Jika yang Anda butuhkan dari seseorang adalah pembaruan pada proyek terbarunya, Anda bisa mendapatkannya melalui email. Menjaga rapat ke ukuran yang wajar membuat semuanya lebih teratur dan fokus. Ini juga membebaskan lebih banyak orang untuk melakukan pekerjaan produktif.
Siapkan Peserta Anda
Kirimkan agenda Anda sebelum pertemuan, sehingga semua orang tahu apa yang diharapkan. Jika Anda memanggil pertemuan untuk membahas perkembangan terkini - perubahan undang-undang, penundaan proyek - sertakan informasi latar belakang dengan agenda. Dengan cara itu semua orang akan mempercepat dan Anda memiliki lebih banyak waktu dalam rapat untuk mengatasi perkembangan.
Temukan Ruang yang Tepat
Temukan ruangan yang cukup besar sehingga setiap orang yang hadir dapat duduk dengan nyaman. Meremas orang atau berburu kursi mengganggu, tidak nyaman, dan membuat Anda terlihat tidak siap. Konfirmasikan bahwa ruangan memiliki peralatan yang Anda butuhkan dan dalam kondisi baik. Ini sangat penting jika pertemuan tersebut menyertakan presentasi peragaan slide atau jika seseorang akan hadir melalui telepon atau konferensi video.
Mengarahkan Rapat
Agenda bukanlah sihir. Banyak pertemuan dimulai dengan tujuan, kemudian para peserta beralih ke garis singgung. Jika Anda hosting, terserah Anda untuk mengarahkan kapal kembali ke jalur semula. Jika tamu Anda termasuk pelanggan atau manajemen tingkat atas, Anda harus melakukan ini dengan sentuhan lembut, tetapi perlu dilakukan. Akhiri rapat pada waktu yang dijadwalkan.
Bantu Orang Bersantai
Anda tidak ingin menjalankan rapat yang sedemikian ketat sehingga semua orang merasa seperti berada di kamp pelatihan. Aturlah persediaan makanan ringan dan minuman non-alkohol. Luangkan waktu di awal untuk obrolan ringan, karena orang secara alami menikmati saling bertemu. Hanya saja, jangan biarkan itu berjalan ke titik itu menunda bisnis yang ada.
