Cara Menjalankan Inventarisasi Gereja

Inventaris untuk organisasi keagamaan dapat berupa benda fisik dan keterampilan yang dimiliki anggota jemaat yang bersedia menyumbangkan waktu mereka. Mereka yang bersedia menyumbangkan waktu dan keahlian mereka harus diperhitungkan sehingga mereka dapat dimanfaatkan dengan baik untuk kepentingan gereja. Aset gereja fisik harus didokumentasikan secara tertulis dengan dokumen yang disimpan dengan aman di berbagai lokasi. Banyak orang dapat membantu mempersiapkan inventaris gereja mula-mula, tetapi pemeliharaan dan penyimpanan yang aman dari itu harus diserahkan kepada satu orang yang ditunjuk. Mengumpulkan inventaris awal bisa memakan waktu selama seminggu dan rekonsiliasi inventaris tahunan tidak boleh lebih dari satu atau dua hari. Proyek ini membutuhkan perhatian terhadap detail.

Item yang Anda butuhkan

Perangkat lunak lembar kerja
Internet
Printer / Mesin Fotocopy
Papan klip
Pensil
Label

Inventarisasi Barang Fisik

Dapatkan formulir inventaris gereja yang sudah jadi dari Internet atau buat sendiri menggunakan perangkat lunak spreadsheet. Di bagian atas formulir, sertakan nama dan ruang organisasi Anda untuk nomor lembar dan nama lokasi. Di bawahnya, buat kolom berjudul "Nomor Seri," Deskripsi Item, "" Tanggal Diperoleh, "" Nilai Awal, "dan" Simpan / Buang. "Cetak cukup salinan formulir untuk digunakan di setiap kamar gereja dan ditempelkan ke papan klip.

Bedakan antara persediaan dan peralatan, perhatikan jumlah dolar yang menghitung perbedaannya. Misalnya, item dengan biaya masing-masing di bawah $ 500 dianggap sebagai persediaan sedangkan item dengan biaya lebih dari $ 500 masing-masing dianggap sebagai peralatan. Karena nilainya, peralatan harus diinventarisir sementara itu tidak perlu menginventarisir persediaan.

Buat daftar nomor seri berurutan menggunakan perangkat lunak spreadsheet dan cetak angka, masing-masing, ke label 1-inci. Persediaan pertama kali diambil nomor seri harus dalam format angka tahun-bulan-unik. Angka unik adalah nomor yang akan berubah secara berurutan, misalnya: 2011-10-1, 2011-10-2, 2011-10-3.

Mulai dalam satu ruangan dan identifikasi semua item yang dianggap sebagai peralatan. Setelah diidentifikasi, lampirkan satu label nomor seri di bagian bawah setiap item sehingga item dapat dilacak.

Catat nomor lembar dan nama ruangan menggunakan formulir inventaris pada papan klip. Untuk setiap item yang diberi nomor seri, catat data ke semua bidang yang ada pada formulir inventaris.

Bidang deskripsi harus memiliki ikhtisar item. Bidang serial harus berisi nomor yang Anda tempel di bagian bawah item. Saat mengambil informasi inventaris awal, tanggal yang diperoleh dan nilai awal mungkin tidak tersedia. Jika ya, lengkapi formulir yang sesuai. Jika tidak, tulis tanggal saat ini ke dalam bidang yang diperoleh tanggal dan perkirakan nilainya. Jika item disimpan, cukup beri tanda centang di bidang. Jika dibuang, perhatikan tanggal pembuangan.

Pindah dari kamar ke kamar mengulangi langkah 4 dan 5. Ingatlah untuk terus mencatat nomor lembar dan nama kamar di bagian atas setiap lembar saat Anda mengubah lokasi.

Buat satu salinan dari formulir inventaris yang sudah diisi. Tempatkan masing-masing satu salinan, secara berurutan berdasarkan nomor lembar, ke dalam pengikat tiga dering. Tempatkan satu map di lokasi yang aman di luar kantor dan yang lainnya di kantor administrasi. Ikuti prosedur inventaris setidaknya setahun sekali.

Inventarisasi Set Keterampilan

Dapatkan formulir sukarelawan gereja yang sudah jadi dari Internet atau buat sendiri menggunakan perangkat lunak spreadsheet. Sertakan bidang untuk "Nama," "Alamat," "Nomor Telepon," "Alamat Email," "Hari Tersedia" dan "Jam per Minggu Tersedia." Pada kolom di bawah halaman, daftarkan perangkat keterampilan atau peran yang diperlukan dan instruksi untuk sukarelawan untuk melingkari bidang-bidang yang diminati, seperti sopir bus, sukarelawan pelayanan makanan, koordinasi kegiatan, dan petugas donasi pantry makanan.

Bagikan formulir selama sekolah minggu atau kebaktian gereja atau kirimkan melalui surat dengan permintaan untuk kembali ke lokasi tertentu pada atau sebelum tanggal tertentu.

Masukkan formulir ke dalam pengikat tiga cincin, atau untuk kemudahan penggunaan, buat basis data digital dengan informasi dan minat pribadi sukarelawan. Dengan cara ini, kontak langsung dapat dilakukan dengan anggota jemaat yang berminat, dan staf administrasi dapat secara akurat melihat sumber daya yang tersedia untuk gereja.

Mendistribusikan formulir sukarela baru selambat-lambatnya setahun sekali. Jika formulir yang diperbarui tidak dikembalikan untuk orang yang sebelumnya mengisinya setahun sebelumnya, maka buat kontak telepon untuk menentukan apakah mereka masih ingin menyumbangkan waktu mereka di area yang sebelumnya mereka catat dan membuat perubahan yang sesuai.

Kiat

Menerjemahkan data lembar inventaris fisik ke dalam spreadsheet digital memberikan poin ketiga diamankan.

Menambahkan item baru ke persediaan saat mereka masuk akan memastikan bahwa tanggal akuisisi dan nilai awal mereka dicatat dengan benar.

Merevisi formulir sukarelawan setiap tahun untuk memasukkan set keterampilan atau posisi baru.