Bisnis yang memelihara inventaris menggunakan sistem inventaris untuk mengelola tingkat inventaris di gudang maupun di pabrik. Perusahaan semacam itu perlu memutuskan antara menggunakan sistem persediaan periode dan sistem persediaan abadi. Dengan sistem mana pun, perusahaan masih perlu mengambil inventaris fisik setidaknya sekali setahun. Inventaris fisik memberikan beberapa manfaat untuk manajemen bisnis.
Sistem Persediaan
Sistem persediaan memenuhi kebutuhan bisnis dengan memberikan informasi mengenai jumlah persediaan dan nilai dolar. Banyak sistem inventaris memberikan informasi mengenai lokasi gudang spesifik dari inventaris dan jumlah yang ada di lokasi itu. Karyawan dan manajer pabrik menggunakan informasi ini untuk mencari barang tertentu untuk dikirim ke pelanggan atau untuk menentukan apakah perusahaan perlu memesan kembali barang inventaris tertentu karena persediaan yang tersedia telah berkurang. Sistem persediaan juga memberikan informasi kepada departemen akuntansi mengenai total nilai persediaan yang dimiliki oleh perusahaan.
Persediaan Abadi
Sistem inventaris abadi memperbarui setiap kali gudang menerima inventaris dari vendor serta setiap kali gudang mengirimkan inventaris ke pelanggan. Sistem persediaan perpetual menyediakan saldo persediaan kapan saja. Saldo ini terus diperbarui. Banyak perusahaan menggunakan pemindai dan kode batang untuk dengan mudah mencatat perubahan dalam saldo inventaris. Perusahaan-perusahaan ini memindai inventaris ketika dikirimkan atau diterima, yang secara otomatis memperbarui saldo dalam sistem persediaan.
Inventaris Fisik
Inventaris fisik terdiri dari penghitungan secara manual setiap item inventaris dan membandingkannya dengan jumlah yang dicatat dalam sistem inventaris. Beberapa perusahaan memisahkan karyawan menjadi dua kelompok, dengan satu kelompok menghitung setiap item dan kelompok kedua menghitung ulang setiap item. Ini memungkinkan perusahaan untuk membandingkan dua penghitungan dengan jumlah yang dicatat dalam sistem dan mengidentifikasi potensi masalah persediaan. Hitungan inventaris fisik memungkinkan perusahaan untuk menentukan jumlah inventaris dengan benar, mengidentifikasi penyesuaian inventaris yang diperlukan, dan menyelidiki varian.
Penyesuaian Persediaan
Terkadang perusahaan menemukan perbedaan antara jumlah aktual dalam persediaan dan persediaan yang tercatat. Ketika ini terjadi, perusahaan mencatat penyesuaian persediaan untuk memperbaiki saldo persediaan dalam sistem. Kuantitas penyesuaian muncul dari membandingkan kuantitas aktual dengan kuantitas sistem. Tujuan dari penyesuaian persediaan adalah untuk membuat sistem persediaan sama dengan persediaan aktual yang dimiliki oleh perusahaan.
Varians persediaan
Setelah melakukan inventaris fisik, sebuah perusahaan menyelidiki varians kuantitas yang ditemukan untuk menentukan alasan varians tersebut. Variansi biasanya muncul sebagai akibat kesalahan karyawan, pencurian atau perusakan.
