Bisnis apa pun yang menjual produk memiliki inventaris. Produk harus diberi harga yang akurat untuk memaksimalkan keuntungan dan menjadi kompetitif terhadap saingan pasar. Untuk melakukan ini, nilai produk dan biaya untuk memproduksinya harus diketahui. Berikut adalah dua metode untuk mencatat dan melacak informasi penting ini - sistem persediaan abadi dan berkala.
Inventaris Didefinisikan
Sebagian besar menganggap persediaan sebagai persediaan barang yang ditawarkan untuk dijual. Walaupun ini benar, inventaris juga merupakan nama untuk berbagai akun di mana akuntan atau pemegang buku mencatat informasi ini. Pengecer yang membeli produk jadi dan menjualnya kembali mungkin memiliki sistem persediaan yang relatif sederhana; pabrik akan memiliki lebih banyak akun untuk melacak nilai pekerjaan yang sedang berlangsung dan nilai bahan baku yang digunakan dalam proses produksi.
Sistem Persediaan Abadi
Dengan sistem persediaan abadi, semua transaksi dicatat ke akun persediaan saat terjadi. Saldo akun mencerminkan persediaan yang ada kapan saja. Keterlambatan fisik dalam mencatat transaksi adalah semua yang memisahkan saldo dalam akun dari waktu sebenarnya. Dengan solusi teknologi seperti pemindai titik penjualan, keterlambatan ini bisa sangat kecil. Karena jumlah dan nilai persediaan dijaga secara konstan, tidak diperlukan perhitungan fisik persediaan dengan sistem abadi.
Sistem Inventarisasi Berkala
Sistem periodik menggunakan beberapa akun untuk mencatat penjualan, pembelian produk baru dan pengembalian pelanggan, antara lain. Akun-akun ini dipertahankan hingga akhir periode inventaris - yang bisa bulanan, triwulanan atau kerangka waktu lain yang ditentukan oleh perusahaan - kemudian direkonsiliasi ke akun inventaris. Pada saat itu, akun-akun transaksi dihilangkan untuk persiapan periode inventaris berikutnya. Sistem persediaan periodik juga membutuhkan penghitungan fisik persediaan pada akhir periode. Setiap penyesuaian yang diperlukan untuk akun inventaris dilakukan, dan periode telah selesai.
Pengawasan Regulasi
Persediaan adalah aset, seperti uang tunai dan real estat. Seperti aset lainnya, inventaris dapat dimanipulasi oleh manajer yang tidak bermoral. Sarbanes-Oxley Act of 2002, yang diberlakukan sebagai tanggapan terhadap skandal akuntansi publik pada waktu itu, mengkodifikasi persyaratan bahwa informasi yang dikeluarkan oleh perusahaan akurat dalam semua hal yang material. Perusahaan harus memverifikasi bahwa kontrol internal yang ada sudah memadai dan berfungsi, dan bahwa semua laporan keuangan akurat. Hukuman diberikan untuk kegagalan untuk mematuhi. Tindakan ini sebagian besar telah mengembalikan kepercayaan pada keakuratan informasi yang tersedia bagi calon investor.
Bagaimana Cara Memilih
Faktor utama dalam memutuskan apakah akan menggunakan sistem periodik atau abadi adalah kemampuan perusahaan untuk mencatat data penjualan saat itu terjadi. Teknologi membuat ini lebih mungkin daripada sebelumnya, sehingga banyak perusahaan akan memilih sistem abadi. Perusahaan yang, karena alasan apa pun, tidak diperlengkapi untuk melakukan ini dapat memilih sistem periodik. Dalam kedua kasus, aturan yang mengatur akuntansi persediaan tunduk pada hukum yang berlaku dan standar industri akuntansi, yang dikenal di Amerika Serikat sebagai Prinsip Akuntansi yang Diterima Secara Umum (GAAP).
