Mengendarai kawanan di inventaris Anda adalah salah satu hal paling menantang dalam mengoperasikan bisnis. Dari sisi operasional, Anda selalu ingin tahu berapa banyak produk yang tersedia untuk dijual, dan kapan harus mendapatkan lebih banyak. Akuntan Anda akan membutuhkan inventaris yang akurat juga, sehingga mereka dapat menjaga pembukuan Anda dan memberi Anda informasi yang Anda butuhkan untuk membuat keputusan bisnis. Dalam sebagian besar, tetapi tidak semua, kasus, Anda mungkin ingin melakukan itu melalui sistem persediaan abadi.
Sistem Inventarisasi Berkala
Ada dua cara untuk menangani kontrol inventaris Anda. Salah satunya adalah melalui apa yang disebut sistem persediaan periodik, yang berarti bahwa pada akhir periode tertentu - sebulan, seperempat, setahun atau apa pun yang berfungsi dalam situasi Anda - Anda menutup pintu, dan secara fisik menghitung inventaris apa pun yang Anda miliki.. Untuk tujuan akuntansi, Anda akan menyebutnya persediaan penutupan untuk periode Anda. Hitungan inventaris Anda sebelumnya adalah inventaris awal untuk periode ini. Anda akan menambahkan semua pembelian Anda ke inventaris awal, kurangi semua penjualan, dan di dunia yang ideal, hasilnya akan sangat mirip dengan inventaris penutup Anda. Tentu saja, kita tidak hidup di dunia yang ideal, dan dalam praktiknya, semakin lama Anda pergi di antara persediaan, semakin banyak perbedaan akan muncul. Di bawah sistem persediaan periodik, jumlah persediaan hanya akurat tepat setelah dihitung, yang adalah ketidaknyamanan utama.
Sistem Persediaan Abadi
Sistem persediaan abadi membutuhkan lebih banyak pengaturan, tetapi begitu sudah ada, itu jauh lebih mudah untuk beroperasi. Setiap bagian dari inventaris yang Anda miliki dimasukkan ke dalam sistem komputer Anda saat dibeli. Ketika keluar dari inventaris, ketika itu dijual atau digunakan, itu secara otomatis dikurangkan dari inventaris yang ada di sistem komputer Anda. Jika model bisnis Anda berkisar pada mengetahui apa yang Anda miliki dan kapan Anda perlu memesan lebih banyak, yang berlaku untuk hampir setiap bisnis, menggunakan metode persediaan abadi menawarkan banyak keuntungan.
Inventaris Berkala vs. Abadi
Pendekatan mana yang akan Anda ambil untuk mengelola inventaris Anda tergantung pada situasi Anda. Jika Anda konten untuk dioperasikan berdasarkan "mom and pop", menjaga bisnis Anda kecil dan inventaris Anda rendah, sistem persediaan periodik mungkin yang Anda butuhkan. Setup minimal, dan Anda dapat menghitung inventaris Anda sesering yang Anda pikir perlu. Jika rencana Anda untuk perusahaan Anda melibatkan banyak pertumbuhan, Anda akan ingin menerapkan metode persediaan abadi pada kesempatan paling awal, idealnya sejak hari pertama.
Kelemahannya adalah bahwa metode persediaan abadi rumit untuk disiapkan, dan membutuhkan investasi yang signifikan dalam komputer, perangkat lunak, dan keahlian. Jika Anda menggunakan anggaran yang ketat, yang sering terjadi pada startup, investasi awal itu mungkin lebih dari yang dapat Anda kelola dengan nyaman. Terkadang, Anda harus puas dengan sistem inventaris dan akuntansi yang menyediakan manajemen persediaan abadi dasar dalam jangka pendek, tetapi dapat ditingkatkan menjadi penawaran berfitur lengkap saat bisnis dan pendapatan Anda tumbuh.
Itu Tidak Sempurna
Inti dari sistem persediaan abadi adalah bahwa Anda akan selalu memiliki hitungan yang akurat dan terkini tentang item apa saja yang ada. Itu benar secara luas, tetapi di dunia nyata, selalu ada celah antara teori dan praktik. Anda akan kehilangan produk karena kerusakan dan pencurian; pemasok akan menagih Anda secara tidak benar, Anda akan menerima pesanan yang kelebihan atau kekurangan beberapa potong, staf penjualan akan menelepon penjualan atau pengembalian uang salah dan seterusnya. Pelatihan yang baik, keamanan, dan praktik penanganan inventaris dapat membantu menjaga seminimal mungkin, tetapi Anda masih perlu melakukan penghitungan nyata sesering mungkin untuk memverifikasi angka yang Anda kerjakan.
Anda dapat memilih untuk melakukan inventarisasi fisik penuh setidaknya setahun sekali, atau Anda mungkin memilih untuk "penghitungan siklus" yang berkelanjutan. Itu hanya berarti Anda akan memilih bagian tertentu dari inventaris Anda untuk dihitung secara teratur untuk mencari perbedaan. Anda dapat fokus hanya pada item dengan nilai tertinggi atau volume tertinggi, karena mereka yang paling mungkin memberi Anda masalah, atau Anda dapat menghitung seluruh inventaris Anda sedikit demi sedikit sepanjang tahun dan menyesuaikan inventaris Anda ketika Anda menemukan kesalahan.
Persediaan Abadi dalam Lingkungan Ritel / Grosir
Kasus terbaik untuk sistem persediaan abadi adalah di ritel. Saat pelanggan membawa produk ke konter, Anda akan membunyinya dengan beberapa bentuk pemindai, atau mungkin dengan memasukkan nomor komponen secara manual. Pemindaian lebih baik, kapan pun dimungkinkan karena mengurangi peluang kesalahan. Setelah penjualan selesai, sistem Anda akan mengurangi inventaris yang tersedia untuk memungkinkan apa yang keluar dari pintu di tangan pelanggan Anda.
Jika salah satu tenaga penjualan Anda yang lain mencari produk itu dari komputer di departemen lain, total yang baru direvisi itulah yang akan ditampilkan di layar. Sistem Anda juga dapat meminta Anda untuk memesan lebih banyak saat persediaan Anda hampir habis atau bahkan memesan secara otomatis. Sistem terbaik juga melacak diskon dan minimum pemesanan pemasok Anda, sehingga Anda dapat mengaturnya agar tidak memesan 950 buah jika ada diskon 1.000. Pedagang grosir bekerja dengan cara yang sama, kecuali mereka membeli dari produsen dan distributor dan menjual ke pengecer.
Persediaan Abadi dalam Lingkungan Manufaktur / Produksi
Jika Anda dalam bisnis membuat produk, bukan hanya menjualnya, Anda akan menggunakan sistem persediaan abadi sedikit berbeda. Dalam hal ini, barang-barang dalam inventaris Anda adalah bahan mentah atau sub-rakitan, dan pada akhirnya akan menjadi barang jadi. Anda juga harus melacak bahan baku saat mereka dalam perjalanan untuk menjadi barang jadi, yang bisa memakan waktu sesedikit atau dua detik atau selama beberapa tahun tergantung pada produk. Pada kondisi itu, mereka dianggap sebagai proses dalam proses. Dengan sistem persediaan abadi yang efisien, Anda tidak boleh kehabisan bahan baku, dan Anda akan tahu berapa banyak barang jadi yang tersedia untuk dijual. Lebih penting lagi, Anda juga akan tahu berapa biaya pembuatan Anda, bahkan jika bahan Anda berfluktuasi dalam biaya.
Akuntansi LIFO dan FIFO
Manajemen inventaris fisik Anda harus selalu memastikan bahwa produk tertua di rak Anda akan dijual terlebih dahulu, meskipun itu tidak mudah rusak. Kemasan memudar seiring waktu, kotak-kotak rusak dan bahkan paku baja pada akhirnya akan berkarat. Namun, untuk tujuan akuntansi yang berkelanjutan, Anda harus memutuskan apakah Anda menganggap setiap bagian inventaris sebagai yang tertua yang ada saat ini atau yang terbaru. Sistem ini disebut sebagai first-in-first-out dan last-in-out-out, atau singkatnya FIFO dan LIFO.Jika harga naik, produk tertua akan selalu menjadi yang termurah dan produk terbaru akan selalu menjadi yang paling mahal. Jika harga jatuh, yang terjadi adalah sebaliknya. Itu memiliki beberapa implikasi penting untuk bagaimana Anda memperhitungkan biaya Anda.
LIFO, FIFO dan COGS
Misalkan, untuk tujuan demonstrasi, bahwa item tertua dalam inventori Anda dibeli seharga $ 85, harga terbaru seharga $ 95, dan Anda menjual seharga $ 110. Jika Anda bekerja berdasarkan FIFO, keuntungan Anda adalah $ 110 dikurangi biaya $ 85 atau $ 25. Jika Anda bekerja berdasarkan LIFO, Anda hanya akan menghitung untung $ 15 pada penjualan yang sama. Jika tujuan Anda adalah melaporkan laba setinggi mungkin, mungkin untuk mengesankan atau memengaruhi investor potensial, Anda mungkin merasa menguntungkan untuk menggunakan metode FIFO. Jika Anda ingin menjaga agar laba Anda yang tercatat tetap terkendali untuk meminimalkan tagihan pajak Anda, metode LIFO mungkin - dalam contoh hipotetis ini - lebih masuk akal. Anda dapat menggunakan salah satu metode, selama Anda konsisten. Adapun untuk melacak biaya barang aktual Anda yang dijual di ritel, atau biaya produksi di bidang manufaktur, Anda dapat memilih metode rata-rata tertimbang yang melacak biaya aktual Anda saat naik dan turun.
