Sistem persediaan abadi adalah serangkaian proses akuntansi yang membantu perusahaan melaporkan data inventaris keuangan. Banyak perusahaan menggunakan sistem ini - terutama yang menggunakan sistem akuntansi biaya pesanan pekerjaan, atau menjual berbagai jenis inventaris. Perusahaan harus menyeimbangkan keuntungan dan kerugian dari sistem abadi sebelum menerapkannya.
Pelaporan yang Akurat
Perusahaan sering mengalami pelaporan keuangan yang lebih akurat dengan sistem persediaan abadi. Akuntan memperbarui buku besar setelah setiap transaksi persediaan. Ini menghasilkan akun buku besar yang secara dekat mencerminkan inventaris fisik aktual yang ada. Pemilik dan manajer kemudian dapat membuat keputusan berkualitas berdasarkan keakuratan pelaporan nilai persediaan. Berbagai jenis inventaris juga mendapat manfaat dari metode ini, karena akuntan secara akurat melacak masing-masing melalui buku besar.
Manajemen Elektronik
Sistem persediaan abadi sering menggunakan metode elektronik untuk mencatat transaksi. Contohnya adalah sistem barcode yang digunakan pengecer pakaian saat menjual barang. Setiap pemindaian merekam data yang memperbarui nilai inventaris perusahaan. Akuntan menggunakan informasi ini untuk menyeimbangkan buku besar. Perusahaan juga menggunakan data untuk memesan barang menggunakan sistem just-in-time. Pemesanan elektronik membantu mencegah kehabisan stok dan kehilangan penjualan.
Biaya
Banyak sistem persediaan abadi yang mahal. Biaya untuk sistem ini ada dua. Teknologi yang diperlukan untuk membuat sistem bekerja bisa menjadi pengeluaran modal besar. Memperbarui sistem untuk perubahan baru pada teknologi juga mahal. Melatih karyawan untuk menggunakan sistem dengan benar adalah biaya lain. Di sisi administrasi, perusahaan harus menemukan akuntan yang dapat bekerja sistem dan mengelola perubahan yang sering ke buku besar.
Proses
Sistem persediaan permanen sering kali menghabiskan waktu. Pembaruan elektronik untuk buku besar perusahaan dapat mengakibatkan kebutuhan untuk rekonsiliasi akun. Akuntan akan sering menghabiskan banyak waktu setiap minggu atau bulan untuk merekonsiliasi persediaan. Kesalahan persisten juga dapat menyebabkan komplikasi lebih lanjut. Akuntan perlu memperbaiki kesalahan dan menyeimbangkan akun inventaris sebelum menutup buku-buku perusahaan. Melaporkan angka inventaris yang tidak akurat dapat memicu audit, sehingga berpotensi menimbulkan masalah bagi perusahaan.
