Pertemuan bisnis membutuhkan penjadwalan, organisasi, kepemimpinan, penyimpanan catatan, dan tindak lanjut. Bagaimana hasil proyek Anda akan tergantung pada pengambilan keputusan dan tindakan yang akan mengalir dari upaya kolaboratif yang dimungkinkan dari pertemuan tersebut.
Item yang Anda butuhkan
-
Jadwal acara
-
Ruang rapat
Draf agenda rapat. Agenda ini berisi garis besar semua masalah yang memerlukan diskusi untuk keputusan yang diperlukan untuk memajukan proyek atau tujuan Anda. Daftar semua masalah yang diketahui dalam format garis besar ringkas dengan poin-poin. Setelah agenda disusun, Anda akan mengetahui masalahnya, dan kemudian Anda akan tahu siapa yang perlu menghadiri pertemuan.
Kirim email massal atau lakukan panggilan telepon ke semua orang yang perlu menghadiri pertemuan dan minta ketersediaan mereka dengan tanggal dan waktu melalui periode satu minggu jika Anda memiliki beberapa peserta. Ini saja bisa menjadi tantangan yang menakutkan mengingat jadwal yang sibuk. Setelah Anda memiliki ketersediaan semua orang, referensi silang jadwal untuk tanggal dan waktu yang tersedia. Rencanakan waktu yang cukup untuk mengadakan rapat, dan kirimkan pemberitahuan kepada semua peserta mengenai tanggal, waktu mulai, waktu berakhir dan lokasi pertemuan, bersama dengan salinan agenda.
Dalam mempersiapkan pertemuan, minta salinan agenda dibagikan kepada semua peserta bersama dengan dokumen apa pun yang akan menjadi topik diskusi. Papan display dan presentasi power point harus siap untuk ditampilkan dengan pensil, dll dan proyektor, laptop dan layar yang diperlukan. Selain itu, penyelenggara rapat harus siap untuk memimpin rapat dan penyimpan catatan harus menghadiri rapat untuk mencatat.
Penyelenggara / pemimpin rapat perlu menjaga agar diskusi tetap berjalan sesuai rencana. Diskusi pasti akan mengarah pada masalah tangensial dan diskusi di luar topik, sehingga pemimpin harus memastikan bahwa diskusi akhirnya kembali ke item agenda. Pemimpin juga harus melacak waktu dan membuat diskusi terus mengalir untuk mencapai semua agenda. Pimpinan harus memberikan deskripsi singkat tentang item agenda untuk memulai diskusi dan juga mengajukan pertanyaan atau meminta masukan dari peserta untuk mendapatkan informasi yang diperlukan. Pemimpin harus menyimpulkan setiap item tindakan dengan orang yang bertanggung jawab atas penyelesaian item dan perkiraan jadwal waktu untuk penyelesaian.
Setelah semua agenda selesai, kelompok harus menjadwalkan pertemuan lanjutan jika perlu atau menjadwalkan pertemuan secara teratur pada hari dan waktu yang disepakati.
Penyimpan catatan harus menyusun catatannya menjadi notulen rapat yang disusun dalam format garis besar. Draf notulen kemudian harus dikirim ke peserta rapat untuk mencari komentar, koreksi atau perubahan. Risalah rapat akhir kemudian harus dibagikan kepada peserta dan digunakan untuk tindakan tindak lanjut dan sebagai dasar untuk agenda pertemuan berikutnya jika perlu.
