Surat bisnis adalah bentuk komunikasi yang penting di negara mana pun Anda bekerja, tetapi Jepang telah mengubah praktik menulis surat bisnis menjadi bentuk seni. Menulis surat di dunia bisnis Jepang tanpa menunjukkan pemahaman yang jelas tentang protokol budaya dapat secara tidak sengaja mempersulit hubungan Anda dengan perusahaan yang bersangkutan. Surat yang ditulis dengan jelas yang menunjukkan kepekaan terhadap budaya lain akan sangat memuji upaya Anda, dan perusahaan Anda.
Membuka Komentar
Komentar pembuka sangat penting, dan melampaui pembukaan “Dear Mr./Ms.” Yang kami gunakan di Amerika. Secara umum, bentuk salam yang paling sopan adalah "Haikei", setara dengan "Sayang" tetapi dalam suasana yang jauh lebih formal. Bergantung pada status orang yang Anda tuju, sebaiknya menggunakan akhiran -san atau -sama, meskipun yang terakhir hanya boleh digunakan jika Anda sangat menghormati penerima. Salam yang sedikit kurang formal adalah "Zenryaku" (diterjemahkan "tanpa komentar pembuka"), tetapi ini hanya digunakan ketika surat itu akan sangat singkat, dan diperlakukan seperti permintaan maaf untuk singkatnya.
Komentar Penutupan
Komentar penutup, tentu saja, sama pentingnya dengan komentar pembuka. Kata yang biasanya dipasangkan dengan "Haikei" adalah "Keigu", yang secara kasar diterjemahkan ke dalam bahasa Inggris "Hormat". Wanita kadang-kadang akan menggunakan "Kashiko" sebagai gantinya, karena lebih formal. Kata yang dipasangkan dengan "Zenryaku" adalah "Sousou".
Pidato Keigo
Bahasa Jepang memiliki ujung yang berbeda untuk kata dasar, masing-masing bergantung pada situasi dan kepada siapa Anda berbicara. Bahasa Asia unik dari rekan-rekan Barat mereka dalam penggunaan keigo, atau pidato kehormatan, untuk mengekspresikan rasa hormat terhadap pihak lain. Dalam kasus ini kata akhir akan berbeda, seperti menggunakan akhiran -desu alih-alih lebih santai -da. Etiket bisnis mendikte bahwa Anda mencoba menggunakan bentuk tertinggi, paling sopan dalam situasi tertentu untuk menghormati penerima.
Frasa Stok
Frasa saham umumnya dihindari di Amerika, tetapi di Jepang mereka sebenarnya diharapkan. Mengatakan sesuatu seperti “Apa kabar?” Mungkin terdengar seperti ide buruk pada surat bisnis, tetapi bahkan jika Anda menulis kepada Wakil Presiden pemasaran di sebuah perusahaan besar, menanyakan kesehatan atau keluarga penerima dianggap sebagai sopan dan bijaksana. sikap. Ingatlah untuk menggunakan bentuk bahasa sopan setiap saat, bahkan ketika berbicara tentang cuaca.
Jala
Jala adalah kartu nama Jepang, dan sesuatu yang mirip dengan lencana kehormatan di dunia pegawai gaji Jepang. Seluruh ritual mengikutinya yang melibatkan tindakan menerima kartu dengan kedua tangan, dan penerima diharapkan menyimpan kartu di atas meja setiap saat selama pertemuan. Dalam surat bisnis, jika Anda belum pernah bertemu dengan penerima sebelumnya, ada baiknya memasukkan meshi dengan surat tersebut. Ini tidak perlu jika Anda sebelumnya telah bertemu penerima surat.
