Sistem informasi akuntansi mengambil semua data dan angka dari catatan keuangan organisasi dan mengaturnya menjadi struktur yang teratur. Sistem informasi akuntansi memiliki tiga fungsi dasar: untuk mengumpulkan dan memproses data, memberikan informasi kepada pembuat keputusan dalam organisasi dan untuk melihat bahwa personil akuntansi mencatat informasi secara akurat dan melindungi data.
Pengumpulan dan Pemrosesan
Dalam fase pengumpulan sistem informasi akuntansi, akuntan atau pemegang buku mengumpulkan dan mencatat data dari penjualan tunai, piutang, pembelian tunai, hutang dan penggajian, di antara transaksi lainnya. Dalam sistem yang terkomputerisasi, program perangkat lunak memproses semua debet dan kredit menjadi basis data manajemen informasi yang lengkap.
Laporan untuk Manajemen
Personil akuntansi mendistribusikan laporan kepada pembuat keputusan dalam organisasi, seperti manajer penjualan dan pemasaran, manajer produksi, manajer keuangan, dan semua kepala departemen. Manajemen menggunakan informasi yang dihasilkan dari sistem informasi akuntansi untuk menganalisis operasi dan kondisi keuangan organisasi saat ini dan membuat rencana dan menetapkan tujuan untuk masa depan. Sebagai contoh, neraca yang dibuat dari sistem dapat menunjukkan manajemen, pemilik, kreditor dan investor di mana organisasi berdiri secara finansial pada titik waktu tertentu.
Akurasi dan Keamanan
Membatasi jumlah orang yang memiliki akses ke sistem terbaik menyelesaikan fungsi ketiga sistem informasi akuntansi - untuk memastikan bahwa bisnis mempertahankan data yang benar dengan aman. Para pemimpin organisasi harus memutuskan siapa yang akan menjadi. Misalnya, panitera terlatih, pemegang buku, atau akuntan memerlukan akses untuk memverifikasi dan memasukkan data ke dalam sistem dan menghasilkan laporan. Rekan organisasi lainnya, baik internal maupun eksternal, umumnya tidak perlu memanipulasi data.
Jenis Sistem dan Apa yang Termasuk
Bisnis biasanya mengomputerisasi sistem informasi akuntansi di semua organisasi kecuali yang terkecil. Pengguna komputer memasukkan data ke dalam program perangkat lunak yang menyelesaikan perhitungan dan mengklasifikasikan serta mengajukan entri ke dalam kategori yang tepat. Sistem kemudian dapat menghasilkan berbagai jenis laporan, tergantung pada permintaan pengguna. Sistem informasi mencakup semua langkah dalam siklus akuntansi, dan dokumen cetak yang membuktikan transaksi, seperti perintah kerja, faktur dan laporan keuangan menjadi bagian dari sistem. Dalam bisnis yang lebih kecil, seperti operasi mom-and-pop di mana beberapa transaksi terjadi, bisnis dapat mempertahankan sistem informasi akuntansi secara manual. Sekali lagi, pemegang buku menggunakan seluruh siklus akuntansi dan membuat laporan manual dari hasilnya.
