Fungsi akuntansi dasar tidak hanya keterampilan hidup yang penting; mereka sangat penting untuk manajemen bisnis yang tepat. Pencatatan yang cermat sangat penting untuk memastikan kepatuhan, mampu menggambarkan pertumbuhan dan kemajuan dari waktu ke waktu dan bertanggung jawab kepada investor perusahaan atau lembaga pemberi pinjaman. Selalu penting untuk mengetahui berapa banyak uang yang dihabiskan, untuk apa dan kapan. Memiliki informasi ini di tangan dan disimpan dengan cara yang terorganisir memudahkan perusahaan dan kelompok untuk mengetahui apa yang bekerja secara finansial dan apa yang mungkin perlu diubah untuk memastikan peningkatan di masa depan.
Ikhtisar Fungsi Akuntansi
Tiga fungsi utama akuntansi adalah:
- Pengumpulan dan penyimpanan data tentang kegiatan keuangan bisnis. Informasi dikumpulkan dari dokumen sumber, dicatat pertama kali dalam jurnal kemudian diposting ke buku besar, baik secara manual atau dengan perangkat lunak akuntansi.
- Untuk memberikan informasi yang dapat digunakan untuk laporan manajerial, laporan keuangan, perencanaan strategis dan pengambilan keputusan.
- Untuk memberikan kontrol yang secara efektif, efisien dan akurat merekam dan memproses data.
Peran Akuntansi dalam Bisnis
Akuntansi memainkan peran penting dalam bisnis. Pencatatan yang komprehensif memastikan kemampuan untuk memberikan laporan keuangan yang akurat, yang mungkin diperlukan selama audit, untuk laporan triwulanan kepada investor atau lembaga pemberi pinjaman. Semuanya, mulai dari pengajuan pajak tahunan atau triwulanan hingga audit dan permohonan kredit kemungkinan akan membutuhkan laporan keuangan terperinci. Hanya dengan memelihara catatan akuntansi yang cermat, informasi ini dapat tersedia saat dibutuhkan.
Mampu menganalisis aspek kesehatan keuangan bisnis seperti arus kas, profitabilitas, dan pinjaman luar biasa adalah bagian penting dari menjalankan perusahaan. Dengan informasi ini, manajer atau pemilik dapat menentukan apa yang berfungsi untuk bisnis mereka dan apa yang tidak, serta bidang apa yang mungkin mereka upayakan untuk meningkatkan kesehatan keuangan perusahaan secara keseluruhan di masa mendatang.
Jenis khusus akuntansi yang disebut akuntansi manajemen sangat berguna bagi para pemimpin perusahaan. Untuk akuntansi manajemen, akuntan ditugaskan secara khusus dengan menyiapkan laporan keuangan yang akan membantu manajer dalam membuat keputusan penting untuk memandu masa depan perusahaan. Ini berbeda dari akuntansi keuangan di mana akuntan manajemen memberikan panduan tentang bagaimana menjalankan bisnis. Di sisi lain, akuntan keuangan memberikan laporan yang menunjukkan seberapa baik bisnis dijalankan. Secara keseluruhan, akuntan manajemen dan keuangan mengikuti aturan emas akuntansi yang sama dan harus mematuhi standar industri yang sama dan prinsip akuntansi umum.
Apa Fungsi Utama Seorang Akuntan
Jika Anda tertarik untuk berkarir di bidang akuntansi, Anda mungkin bertanya-tanya, apa fungsi utama seorang akuntan? Akuntan sangat penting untuk bisnis dari semua ukuran dan jenis karena mereka bertanggung jawab untuk pengumpulan, keakuratan, pencatatan, analisis dan pelaporan informasi keuangan perusahaan. Kadang-kadang, akuntan melayani dalam sebagian besar peran administratif, mengambil informasi dari dokumen keuangan dan memasukkannya ke dalam jurnal atau perangkat lunak akuntansi. Dalam kasus lain, akuntan berfungsi sebagai penasihat bagi perusahaan, menganalisis catatan keuangan dan menyarankan pendekatan yang mungkin diambil bisnis untuk menghemat uang atau untuk mendorong pertumbuhan. Perusahaan yang lebih besar mungkin memiliki seluruh departemen akuntansi, dengan karyawan yang mengisi masing-masing peran ini. Dalam beberapa kasus, perusahaan kecil dapat mengalihdayakan akuntan mereka. Ini dimungkinkan karena aturan dasar akuntansi tidak berbeda dari industri ke industri atau di antara perusahaan.
Apa pun bisnisnya, akuntan biasanya dituduh mengumpulkan, mengatur, dan memelihara catatan keuangan perusahaan. Bagian penting dari tugas ini adalah memastikan bahwa catatan dikompilasi dalam batas-batas hukum dan peraturan industri apa pun. Untuk perusahaan dengan banyak cabang dan akuntan di masing-masing, itu juga berkewajiban pada akuntan untuk memastikan bahwa sistem dan standar organisasi akuntansi perusahaan dihormati, juga. Penting demi konsistensi bahwa seluruh perusahaan menjaga catatannya dengan cara yang sama.
Akuntan mungkin diminta untuk menyiapkan formulir pajak setiap triwulan atau tahunan, tergantung pada kebutuhan bisnis. Bergantung pada ukuran perusahaan, seseorang dalam peran ini juga dapat mengambil fungsi sumber daya manusia, dan berurusan dengan distribusi dokumen pajak akhir tahun kepada karyawan. Banyak departemen akuntansi juga bertanggung jawab untuk menyiapkan gaji staf.
Jika perusahaan menggunakan Akuntan Publik Bersertifikat eksternal, profesional pajak, atau penasihat keuangan, mungkin merupakan peran akuntan bisnis untuk berinteraksi dengan kontraktor ini. Akuntan staf dapat menyimpan catatan tambahan, mengatur laporan keuangan yang diperlukan sebelum pertemuan atau bertindak sebagai perwakilan perusahaan dalam pertemuan dengan kontraktor. Akuntan juga membantu dalam membuat keputusan keuangan yang penting.
Aturan Emas Akuntansi
Setiap program studi akuntansi akan meminta siswa untuk menjawab pertanyaan dasar, apa aturan emas akuntansi? Ada tiga prinsip utama yang diajarkan dan dianggap sebagai aturan emas. Ini berarti bahwa mereka konsisten di seluruh perusahaan dan industri. Mereka tidak berubah, terlepas dari spesifik bisnis.
Untuk memahami aturan emas akuntansi, Anda harus terlebih dahulu memahami sistem pembukuan entri ganda. Setiap transaksi keuangan akan, berdasarkan sistem ini, dengan dampak akan berdampak pada setidaknya dua akun dari bagan akun. Misalnya, jika pelanggan membayar pesanan besar T-shirt yang harganya $ 1.000, Anda akan mendebit kategori pendapatan sebesar $ 1.000. Namun, jumlah yang sebelumnya beredar untuk kemeja juga akan terdaftar di bawah piutang dagang. Oleh karena itu, seorang akuntan perlu mengkredit kategori tersebut sebesar $ 1.000.
Aturan emas pertama dari akuntansi mengikuti prinsip ini dan menyatakan bahwa Anda selalu mendebet penerima dan memberi kredit pada pemberi dalam setiap transaksi.Ini berlaku untuk akun pribadi, yang dapat didefinisikan sebagai akun yang berkaitan dengan individu, perusahaan, atau institusi. Dengan secara konsisten mengikuti prinsip ini, Anda harus selalu membuat dua entri untuk setiap transaksi keuangan.
Aturan emas kedua dari akuntansi menyatakan bahwa Anda harus mendebit apa yang masuk dan menghargai apa yang keluar. Ini, pada dasarnya, sama dengan aturan nomor satu, tetapi ini tidak digunakan untuk akun pribadi. Sebagai gantinya, aturan ini berlaku untuk akun riil yang dimulai dengan saldo debet. Akun riil adalah akun neraca termasuk aset seperti uang tunai, piutang dan bangunan, akun kewajiban seperti hutang dan hutang gaji dan akun ekuitas pemegang saham seperti saham biasa dan laba ditahan. Jadi, dalam contoh sebelumnya, akuntan akan mendebit kas yang masuk. Jika, di sisi lain, perusahaan membelanjakan uang untuk membeli persediaan, transaksi itu akan direpresentasikan sebagai kredit kepada perusahaan.
Aturan emas ketiga dari akuntansi berlaku untuk akun nominal seperti yang melibatkan modal. Mereka dapat mencakup segala sesuatu yang berkaitan dengan pendapatan dan pengeluaran seperti sewa dibayar, diskon, kredit macet dan komisi. Aturan ketiga menyatakan bahwa Anda harus mendebit semua pengeluaran dan kerugian, dan kredit semua pendapatan dan keuntungan.
Dasar-Dasar Akuntansi
Jika Anda berharap untuk belajar tentang akuntansi, atau jika Anda ingin membuat sistem akuntansi dasar untuk bisnis kecil Anda, ada beberapa hal penting yang perlu Anda ketahui. Secara tradisional, pencatatan keuangan dilakukan secara manual. Buku yang digunakan untuk melacak transaksi keuangan disebut jurnal. Hari ini, Anda mungkin lebih suka menggunakan perangkat lunak akuntansi, tetapi istilah "jurnal" masih sering muncul, bahkan dalam akuntansi elektronik. Lebih lanjut, prinsip dasarnya sama.
Transaksi adalah peristiwa keuangan yang perlu didokumentasikan. Anda melacak jumlah transaksi bersama dengan tanggal terjadinya, deskripsi dan akun yang didebet atau dikreditkan.
Terkadang, sebuah bisnis dapat menggunakan beberapa jurnal untuk melacak transaksi yang terkait dengan akun yang berbeda. Misalnya, jurnal penerimaan kas dapat digunakan untuk mengatur daftar uang Anda yang masuk, sementara jurnal pengeluaran kas dapat digunakan untuk mencatat dana yang keluar. Jurnal pencairan uang tunai sama dengan buku cek.
Untuk mempersiapkan audit potensial dan menjaga pembukuan, Anda harus selalu menggunakan rekening koran atau kartu kredit terpisah untuk transaksi bisnis. Mencampuradukkan akun pribadi dan perusahaan tidak hanya membuat pencatatan menjadi lebih rumit tetapi juga dapat menaikkan tanda bahaya selama audit.
Akuntansi bergantung pada bagan akun untuk kerangka kerjanya. Daftar kategori pendapatan dan pengeluaran ini meliputi, misalnya, aset, kewajiban, ekuitas pemilik, pendapatan, harga pokok penjualan (tidak berlaku untuk perusahaan jasa) dan biaya operasi. Akun pendapatan dan beban lainnya ditambahkan sesuai kebutuhan.
Saat melacak transaksi keuangan, setiap transaksi harus dikategorikan menurut jenisnya. Laporan keuangan biasanya hanya mencakup total masing-masing kategori akun, daripada transaksi individual. Laporan keuangan bulanan, triwulanan, atau tahunan seperti neraca, misalnya, mencakup total aset, total kewajiban, dan ekuitas yang dihasilkan.
Ketika laporan keuangan disusun, keadaan perusahaan diwakili dalam neraca. Ini seperti potret kesehatan keuangan perusahaan pada titik waktu tertentu. Aset adalah benda berwujud atau tidak berwujud yang dimiliki bisnis seperti uang tunai, piutang (uang yang terutang dari bisnis kepada pelanggan), investasi, bangunan, tanah, peralatan, atau barang-barang lainnya. Di sisi lain, liabilitas adalah kewajiban perusahaan kepada orang lain seperti pinjaman, tagihan kartu kredit, atau hipotek. Ekuitas atau modal, kategori ketiga pada neraca mencerminkan investasi perusahaan dalam bisnis dan setiap laba atau rugi untuk bisnis sejak dimulai. Tiga kategori harus menyeimbangkan, jadi aset harus sama dengan ekuitas ditambah kewajiban pemilik.
Kategori akuntansi lainnya biasanya tidak termasuk dalam pelaporan skala besar. Namun, pendapatan, harga pokok penjualan, dan biaya operasi dicatat dalam buku besar bisnis, yang terdiri dari saldo setiap akun yang dilacak oleh perusahaan. Penghasilan atau pendapatan adalah dana yang diperoleh oleh bisnis dari penjualan barang atau jasa. Jika perusahaan memproduksi barang daripada menjual jasa, biaya produk dicatat dan dikenal sebagai harga pokok penjualan. Biaya operasional, biaya menjalankan bisnis dari hari ke hari, juga dicatat dan termasuk utilitas seperti panas dan hidro untuk kantor, layanan internet atau sewa, antara lain.
Selain neraca, laporan laba rugi atau laporan laba rugi (P&L) adalah laporan keuangan penting yang menunjukkan pendapatan dikurangi biaya dengan laba atau rugi bersih yang dihasilkan.
Sangat penting untuk memiliki seorang akuntan yang terampil, apa pun jenis bisnis Anda atau industri apa. Dari masalah kepatuhan dan regulasi hingga panduan sehari-hari dan jangka panjang, akuntan menganalisis aspek keuangan paling rumit dari bisnis dan memberikan saran penting. Akuntan dapat memberi tahu Anda apa yang berjalan baik dalam bisnis Anda dan memberi tahu Anda apa yang harus diubah untuk memastikan pertumbuhan maksimum. Semua perusahaan harus memprioritaskan akuntansi, apakah mereka hanya memiliki satu anggota staf yang berdedikasi, seorang kontraktor atau seluruh tim manajemen dan akuntan keuangan.
