Bisnis yang sukses bergantung pada manajemen kantor yang efisien. Membuat dan memelihara daftar persediaan kantor adalah salah satu cara agar kantor Anda tetap berjalan pada kinerja puncak. Daftar persediaan kantor adalah inventaris dari persediaan yang dibutuhkan kantor Anda untuk melakukan fungsi sehari-hari. Memanfaatkan daftar persediaan kantor memastikan bahwa Anda tidak akan melupakan barang-barang penting saat memesan persediaan.
Buat inventaris semua peralatan kantor yang digunakan oleh staf perusahaan Anda. Untuk menyusun daftar yang komprehensif, lakukan walk through gedung kantor Anda. Mulai di kantor Anda, perhatikan peralatan kantor yang Anda gunakan. Bepergian ke seluruh gedung kantor Anda termasuk ruang fotokopi, ruang surat, area resepsionis, ruang istirahat dan toilet.
Tempatkan setiap peralatan kantor dalam kategori tertentu. Ini akan menghilangkan duplikasi. Kategori yang termasuk adalah perlengkapan kantor umum, teknologi dan peralatan listrik, produk alat tulis dan kertas, persediaan pembersih, dan lain-lain.
Mengevaluasi persyaratan operasional untuk setiap peralatan. Misalnya, printer perlu tinta. Komputer membutuhkan kabel. Lemari arsip memerlukan file. Pot kopi membutuhkan liner. Dispenser sabun perlu sabun.
Masukkan data yang Anda kumpulkan ke dalam spreadsheet. Gunakan kolom terpisah untuk kategori utama, daftar peralatan kantor dan perlengkapan kantor aktual. Dengan menggunakan spreadsheet, Anda dapat mengurutkan daftar persediaan kantor sesuai kebutuhan atau menambahkan informasi tambahan, seperti bagian atau nomor identifikasi produk.
Kiat
-
Jika perusahaan Anda besar, Anda mungkin ingin meminta persediaan khusus departemen itu dari masing-masing departemen, seperti memeriksa register dan file pegawai. Untuk mengidentifikasi kebutuhan persediaan kantor Anda dengan mudah, pertahankan inventaris peralatan kantor dan perlengkapan kantor saat ini menggunakan spreadsheet Anda. Lihat inventaris Anda secara teratur untuk mencegah kehabisan persediaan.
