Kebijakan dan prosedur untuk kantor medis atau klinik sangat penting untuk menetapkan standar pelayanan kesehatan dan administrasi yang diharapkan dipenuhi oleh dokter. Manual kebijakan dan prosedur memberi tahu dokter, perawat dan staf kantor lainnya bagaimana melakukan tugas tertentu sehingga mereka dapat memberikan perawatan yang berkualitas kepada pasien. Karena industri perawatan kesehatan itu rumit dan dikelola oleh banyak peraturan, manual kebijakan dan prosedur juga menentukan undang-undang mana yang harus dipatuhi. Menulis kebijakan dan prosedur medis adalah praktik yang berkelanjutan, karena perubahan undang-undang dalam layanan kesehatan sering kali mengamanatkan bahwa kebijakan kantor medis Anda juga berubah.
Buat daftar kategori atau bagian yang ingin Anda miliki dalam kebijakan dan prosedur manual Anda. Contoh kategori yang biasanya ditemukan dalam buku-buku kebijakan dan prosedur medis termasuk, tetapi tidak terbatas pada, Asuransi, Pengarsipan Medis, Pengajuan dan Penagihan Klaim, Keselamatan Pasien, Keselamatan Karyawan, Kredensial dan Privileging, Farmakologi, Hak Klien, Kerahasiaan, dan Pelatihan Karyawan.
Identifikasi persyaratan hukum - atau persyaratan lisensi - yang berkaitan dengan bidang pekerjaan medis Anda. Misalnya, jika Anda menulis kebijakan dan prosedur untuk kantor kardiologi, klinik Anda mungkin memiliki serangkaian peraturan khusus untuk diikuti yang berbeda dari yang harus dipatuhi oleh kantor patologi. Untuk menulis kebijakan dan prosedur yang efektif, kebijakan Anda harus sesuai dengan peraturan federal.
Buat templat untuk kebijakan dan prosedur Anda. Template akan membantu Anda menjaga setiap kebijakan yang Anda konsep konsisten dan terstandarisasi. Templat harus mencakup judul atau nomor kebijakan, tujuan kebijakan, penerapan, dan langkah-langkah prosedur yang harus dilakukan. Anda juga dapat menyertakan pemberitahuan tambahan jika kebijakan tersebut sejalan dengan formulir medis tertentu. Misalnya, jika Anda menulis kebijakan dan prosedur untuk "asupan pasien," Anda akan melampirkan formulir asupan pasien di akhir polis.
Gunakan kategori kebijakan utama Anda untuk membuat kebijakan individual. Jika kategori kebijakan utama Anda adalah Kerahasiaan, Anda mungkin memiliki dua kebijakan terpisah di bagian itu, seperti Keamanan Elektronik dan Pengungkapan Informasi Kesehatan Pasien. Di bawah kategori Pengarsipan Medis Anda, Anda mungkin memiliki kebijakan untuk Pengajuan Arsip dan Permintaan Catatan Medis Tepat Waktu.
Mulailah menulis prosedur untuk setiap kebijakan yang ingin Anda sertakan dalam buku Anda. Tuliskan langsung ke templat dan beri label draf untuk saat ini. Buat sespesifik mungkin untuk setiap kebijakan yang Anda tulis. Semua langkah harus diuraikan secara jelas dan mudah dipahami.
Buat daftar isi untuk buku prosedur dan kebijakan medis Anda. Daftar isi membantu menjaga segala sesuatunya teratur sehingga pembaca dapat menemukan kebijakan dan prosedur yang mereka cari dengan mudah.
Pastikan kebijakan Anda sesuai dengan HIPAA. HIPAA, UU Portabilitas dan Akuntabilitas Asuransi Kesehatan, adalah peraturan federal yang membuatnya ilegal bagi entitas perawatan kesehatan untuk mengeluarkan informasi kesehatan pasien tanpa persetujuan pasien. Kegagalan untuk mengikuti standar HIPAA dapat menyebabkan organisasi Anda didenda karena ketidakpatuhan, dan dapat menyebabkan gugatan hukum jika seorang pasien merasa kerahasiaannya dilanggar.
Kirim rancangan kebijakan dan prosedur Anda ke otoritas yang sesuai di organisasi Anda, seperti Direktur Medis atau Kepala Staf Medis, untuk ditinjau dan disetujui.
Tinjau kebijakan dan prosedur Anda setiap tahun untuk memastikan bahwa Anda tidak perlu melakukan perubahan apa pun terhadapnya. Tambahkan kebijakan baru ke buku Anda saat muncul, dan hapus yang lama yang tidak berlaku lagi.
