Tidak ada yang suka memberi kabar buruk, terutama kepada karyawan. Namun, ketika bisnis sedang surut, seringkali perlu untuk memberhentikan orang atau mengurangi jam kerja. Pesan-pesan ini sangat sulit ditulis dalam surat karena kelihatannya tidak peduli bagaimana Anda menyatakan fakta, penerima akan marah dan kesal. Untungnya, dengan beberapa perencanaan Anda dapat menulis surat yang memudahkan karyawan dan membantu mereka memahami sulitnya keputusan Anda untuk mengurangi jam kerja.
Ketikkan tanggalnya. Lewati spasi. Jika Anda mempersonalisasikan surat kepada setiap karyawan, gunakan fungsi gabungan surat dalam program pengolah kata Anda untuk menambahkan nama dan alamat. Sebagai alternatif, Anda dapat menghilangkan alamat orang dalam sepenuhnya dan menulis surat generik jika Anda memiliki terlalu banyak karyawan untuk membuat salinan yang dipersonalisasi.
Buka surat dengan mengetik "Dear (Masukkan nama karyawan)" diikuti dengan tanda titik dua. Jika Anda menulis surat umum, ketikkan "Karyawan Yang Terhormat", diikuti dengan tanda titik dua.
Mulai surat dengan memberikan latar belakang. Jelaskan bahwa perusahaan kehilangan uang dan apa yang telah Anda coba lakukan untuk mengatasi penurunan tersebut. Tulis dalam bahasa yang jelas tetapi cukup detail sehingga karyawan mengerti bahwa perusahaan sedang mengalami masa-masa sulit. Jangan menyebutkan pengurangan jam pada paragraf pertama, karena karyawan mungkin akan berhenti membaca dan Anda akan kehilangan kesempatan untuk menjelaskan situasi atau mencoba mempertahankan niat baik mereka.
Jelaskan pengurangan jam dalam paragraf kedua. Lebih spesifik. Berapa jam yang bisa diharapkan pekerja untuk hilang setiap minggu? Kapan mereka akan kembali ke jadwal normal mereka, jika berlaku? Karyawan akan memiliki banyak pertanyaan dan mengatasinya sekarang akan mencegah kebingungan dan panggilan telepon ke kantor.
Tekankan kabar baik, jika ada. Misalnya, jika Anda mengurangi jam kerja untuk menghindari merumahkan siapa pun, sebutkan itu. Jika Anda memiliki strategi yang Anda pikir akan segera mengembalikan bisnis Anda, biarkan karyawan merasakan optimisme Anda. Sekalipun kabar baiknya relatif kecil, itu akan membantu karyawan untuk merasa bahwa Anda memiliki minat terbaik.
Berikan informasi tindakan pada paragraf terakhir. Jika karyawan perlu melakukan sesuatu seperti mengisi dokumen tambahan, beri tahu mereka. Berterimakasihlah kepada mereka untuk bersamamu dalam proses yang sulit ini.
