Prosedur pengendalian dokumen sangat penting untuk memproses faktur hutang yang dibayarkan. Mereka akan membantu memastikan bahwa Anda mencatat dengan baik semua faktur utang dagang ke buku besar akuntansi umum dan memproses pembayaran untuk faktur secara tepat waktu. Prosedur tertulis untuk memproses hutang yang dibayarkan membantu mengurangi kesalahan dalam pemrosesan dan untuk menghindari biaya keterlambatan karena kegagalan untuk mengirimkan pembayaran tepat waktu.
Stempel Tanggal Faktur
Orang yang bertanggung jawab untuk membuka surat harian harus membubuhi cap tanggal setiap faktur hutang yang diterima dengan tanggal hari ini. Stempel tanggal memungkinkan Anda melacak jumlah waktu yang diperlukan untuk membayar faktur di perusahaan Anda. Orang yang menandai tanggal faktur harus mencatat perbedaan waktu yang signifikan antara tanggal penerbitan faktur dan tanggal yang diterima. Faktur yang dikirimkan berminggu-minggu setelah generasi mungkin perlu didorong melalui proses hutang dengan cepat untuk menghindari biaya keterlambatan.
Kode Faktur
Karyawan yang bertanggung jawab untuk membuat atau mengelola pengeluaran menulis kode untuk akun buku besar umum yang sesuai pada faktur dan membandingkan faktur dengan sisa anggaran untuk akun pengeluaran itu. Jika akun buku besar akan melebihi jumlah yang dianggarkan setelah Anda memproses faktur, karyawan harus menyertakan penjelasan untuk kelebihan penggunaan faktur.
Dapatkan Persetujuan Faktur
Manajer bertanggung jawab untuk meninjau dan menyetujui semua faktur hutang dagang yang termasuk dalam wilayah kendali mereka. Manajer meninjau pengkodean pada faktur untuk akurasi dan penjelasan tentang kelebihan anggaran untuk ketelitian. Manajer kemudian inisial dan tanggal faktur sehingga akuntan tahu manajer telah menyetujui faktur untuk pembayaran.
Siapkan Cek
Akuntan meninjau faktur untuk memastikan persetujuan dan penjelasan yang tepat untuk kelebihan penggunaan disertakan pada faktur. Akuntan juga memeriksa ulang pengkodean pada faktur dan mempertanyakan setiap pengkodean yang tampaknya salah. Setelah akuntan puas dengan persetujuan dan pengkodean faktur, ia menyiapkan cek untuk pembayaran.
Cek bisnis harus mencakup dua bertopik cek: rintisan cek untuk penerbit dan tanda cek cek untuk penerima. Potongan cek harus mencakup tanggal faktur, nomor faktur dan nomor akun bisnis, jika vendor menetapkannya. Stub cek penerbit dapat menyertakan kode ledger umum jika diinginkan. Buat salinan faktur untuk catatan Anda sendiri dan jepit tulisan rintisan penerbit ke bagian atas faktur. Ajukan salinan faktur untuk mendukung pengeluaran dalam hal audit atau untuk penelitian akuntansi.
