Pengembalian beban terjadi ketika pelanggan (atau perusahaan kartu kreditnya) berselisih dan mengirimkan kembali tagihan yang diajukan ke kartu kreditnya. Sebagai pedagang, Anda biasanya dapat melawan hasil ini dengan mengajukan tolak bayar dengan penyedia layanan pedagang Anda. Anda harus membuktikan kasus Anda dengan bukti yang tidak terbantahkan tentang hak Anda untuk mengumpulkan dana dari pelanggan untuk memenangkan banding. Namun, peluang memenangkan banding tolak bayar setelah bank menolak tagihan biasanya tipis.
Tanyakan penyedia layanan merchant Anda untuk detail lengkap tolak bayar agar Anda tahu cara mengatasi masalah ini. Alasan umum untuk tolak bayar meliputi penggunaan kartu secara tidak sah, tidak diterimanya atau keluhan bahwa item tersebut tidak seperti yang dijelaskan.
Tulis surat formal yang menguraikan permohonan banding Anda dan alamatkan ke penyedia layanan pedagang Anda. Sertakan tanggal, jumlah dan deskripsi transaksi serta nomor akun pedagang Anda, nama bisnis, dan informasi kontak.
Sertakan bukti otorisasi Anda untuk menagih kartu pelanggan untuk barang yang dijual. Jika pelanggan mengklaim tidak menerima, berikan bukti pengiriman yang telah ditandatangani ke alamat pesanan - lebih disukai dengan tanda tangan yang sesuai dengan nama pelanggan. Dalam beberapa kasus, Anda perlu membuktikan pengiriman ke alamat penagihan kartu kredit untuk memenangkan banding. Jika perselisihan itu untuk penggunaan tidak sah, perlihatkan tanda terima yang ditandatangani jika tersedia. Meskipun ini tidak mungkin untuk pesanan online, menunjukkan bahwa pelanggan memasukkan kode CVV (kode verifikasi kartu) mungkin cukup. Sulit untuk membuktikan kepuasan pelanggan dengan produk Anda kecuali dia mengirimi Anda surat atau email yang menyatakan ulasan positif, tetapi jika Anda menerbitkan kebijakan pengembalian yang tidak memungkinkan pengembalian, kirimkan ini dengan banding Anda.
Kirimkan detail dan bukti banding Anda ke penyedia layanan merchant melalui email atau faks dan tunggu keputusan. Jika penyedia menyelidiki, menemukan bahwa Anda benar dan berhasil bernegosiasi untuk membalikkan tolak bayar dengan perusahaan kartu kredit, Anda akan menerima kembali kredit untuk penjualan. Paling tidak, penyedia layanan merchant dapat mengembalikan biaya tolak bayar tergantung pada ketentuan perjanjian layanan merchant Anda.
Kiat
-
Jika banding tolak ditolak, Anda harus menganggap ini sebagai biaya berbisnis dan berhati-hati untuk tidak mengambil penjualan kartu kredit dari pelanggan itu lagi. Beberapa perusahaan menggunakan sistem komputer khusus untuk menganalisis dan mengidentifikasi pelanggan yang dengan sengaja membantah biaya kartu kredit untuk mendapatkan barang dan layanan gratis (juga disebut “Penipuan Ramah”). Jika dalam jumlah besar, konsultasikan dengan pengacara tentang cara menghubungi pihak berwenang atau mengejar penerima barang dalam kasus klaim kecil.
