Mengembangkan langkah-langkah untuk memproses pesanan sangat penting untuk bisnis Anda. Tanpa alur kerja pemrosesan pesanan yang tepat, pemrosesan order dalam bisnis Anda akan kacau dan tidak dapat diandalkan. Luangkan waktu untuk mengembangkan pedoman pemrosesan pesanan yang tepat dan bisnis Anda akan berjalan lebih lancar dan Anda akan memiliki kepuasan pelanggan yang lebih tinggi.
Gunakan Formulir Standar saat Menerima Pesanan
Apakah perusahaan Anda menggunakan perwakilan layanan pelanggan untuk menerima pesanan atau pelanggan memasukkan pesanan langsung melalui situs web Anda, sangat penting bagi Anda untuk memiliki formulir standar. Ini memungkinkan orang yang mengisi formulir untuk mengetahui informasi apa yang diperlukan dan memastikan bahwa semua informasi yang diperlukan dikumpulkan.
Setiap item inventaris Anda mungkin memiliki detail pesanan yang sedikit berbeda. Misalnya, jika Anda mengoperasikan toko furnitur, formulir pemesanan untuk sofa dapat mencakup jenis kain sedangkan formulir untuk meja mungkin memerlukan jenis selesai.
Penting agar formulir pemesanan yang tidak lengkap tidak diterima. Jika formulir pemesanan tidak memiliki informasi yang diperlukan, itu harus dikembalikan dan diisi sebelum dapat diproses.
Konfirmasikan Pesanan
Setelah formulir pemesanan dikirimkan, itu harus dikonfirmasikan dengan pelanggan. Ini dapat dilakukan dengan mengirim email dengan detail pesanan. Tidak perlu mengharuskan pelanggan memverifikasi pesanan. Sebaliknya, jelaskan bahwa pelanggan harus menghubungi perusahaan Anda jika ada masalah dengan pesanan. Pastikan untuk membuat informasi kontak perusahaan Anda mudah diakses oleh pelanggan.
Mendistribusikan Formulir Pemesanan Secara Internal
Setelah formulir pemesanan diisi, itu harus diteruskan ke semua orang yang perlu melakukan tindakan terkait dengan memenuhi pesanan. Ini termasuk gudang, departemen piutang dagang dan pabrikan, jika pesanan dipenuhi oleh pihak ketiga. Tanggal pemenuhan yang diharapkan harus ditunjukkan dengan jelas sehingga semua orang yang terlibat mengetahui jadwal waktu.
Berkomunikasi dengan Pelanggan
Sangat penting untuk berkomunikasi dengan pelanggan dengan jelas. Beri tahu pelanggan jika ada keterlambatan dalam pemenuhan pesanan. Muka dan jujur dengan pelanggan saat ada masalah jauh lebih baik daripada mengabaikannya. Juga, beri tahu pelanggan ketika pesanan dikirimkan. Katakan padanya pembawa, nomor pelacakan dan tanggal pengiriman yang diharapkan. Mintalah umpan balik dari pelanggan setelah ia menerima pesanan. Hubungi perwakilan layanan pelanggan untuk memastikan bahwa pelanggan senang dengan pembelian atau gunakan survei online untuk mendapatkan umpan balik. Either way, umpan balik pelanggan akan memberikan wawasan yang sangat berguna ke dalam proses pemenuhan pesanan Anda.
