Acara penggalangan dana menjalankan keseluruhan dari sosial kecil dan galas bertema untuk acara publik. Menurut P. Burke Keegan, penulis "Penggalangan Dana untuk Organisasi Nirlaba," sebelum merencanakan suatu acara, Anda harus dapat mengidentifikasi 50 persen peserta Anda untuk pertemuan kecil pribadi. Untuk ekstravaganza, 35 persen akan berhasil, katanya. Meskipun sebuah pengumuman di koran menarik semua pengunjung ke acara publik di taman nasional, acara-acara yang membutuhkan komitmen finansial tinggi atau daftar tamu terbatas membutuhkan undangan pribadi untuk memastikan kehadiran kelompok inti ini.
Pilih formatnya. Cadangan surat multi halaman terperinci untuk calon sponsor acara atau ke pengadilan donor besar. Untuk daftar tamu aktual, kehadiran individu atau pasangan di acara tersebut tetap menjadi tujuan utama. Pilih kartu berlipat tunggal tercetak atau terukir untuk acara yang paling formal. Untuk acara pakaian kasual, surat yang dicetak sudah cukup.
Buka undangan dengan salam atau pengumuman penyertaan. Untuk surat, alamat undangan menggunakan judul sosial individu, seperti Dr., Tn., Nona atau Nona. Perpanjang undangan atas nama organisasi. Jika undangan tidak dipersonalisasi, abaikan alamat individu dengan nama dan mulai dengan pesan organisasi. Misalnya, "Yayasan Kolektor Widget dengan hormat mengundang Anda untuk menghadiri Gala Under the Stars."
Uraikan detail acara. Tentukan format dan tujuan acara, misalnya: "Makan malam formal dengan hasil menguntungkan Program Penjangkauan WCF." Bujuk penerima dengan berita tentang seorang selebriti yang hadir sebagai pembawa acara atau pembicara utama.
Sertakan waktu, tanggal, dan lokasi. Minta peserta menanggapi respons sukarelawan atau karyawan amal atau alamat email tertentu.
Daftar biaya pendaftaran. Tunjukkan jika dinilai per individu, pesta, meja, atau tim. Umumkan diskon yang dinilai untuk pembelian tiket lanjutan.
Tambahkan nomor utama tempat sehingga peserta yang hilang dapat mengklarifikasi arah pada hari acara. Perjelas tujuan nomor tersebut. Misalnya, tulis, "Hanya untuk petunjuk arah." Sebagai alternatif, cetak peta kecil di sisi belakang surat atau sertakan sisipan peta kecil di dalam kartu undangan.
Tutup dengan kail. Rapat umum mengundang untuk menghadiri dengan permintaan terakhir. Ingatkan mereka mengapa acara itu penting. Misalnya, "Mari kita selamatkan anjing di Orange County bersama."
