Teknologi telah merevolusi proses keluaran kantor, mengubah mesin fotokopi menjadi printer jaringan raksasa. Sama seperti kenyamanan apa pun yang menawarkan kemungkinan penyalahgunaan, output berkualitas tinggi dari mesin fotokopi dapat memfasilitasi penyalahgunaan properti intelektual. Ketika Anda mempertimbangkan apa yang dapat ditawarkan oleh mesin ini kepada sekolah atau bisnis Anda, hal positifnya mungkin lebih besar daripada kerugiannya, tetapi negatifnya harus mendorong Anda untuk merencanakan dengan cermat penerapan dan penggunaannya.
Reproduksi Dokumen
Kecuali untuk printer multifungsi volume rendah, mesin fotokopi mengandalkan toner yang mirip dengan persediaan yang Anda beli untuk printer laser Anda. Semakin banyak Anda menghabiskan peralatan, semakin baik resolusinya, hingga peralatan yang menghasilkan output yang hampir tidak dapat dibedakan dari dokumen asli. Penuh warna atau monokrom - hanya hitam - mesin ini dapat memompa salinan dalam jumlah besar dalam waktu singkat. Kemudahan dan kesetiaan yang mereka gunakan untuk mereproduksi materi sumber dapat memicu kekhawatiran tentang keamanan informasi, pencurian data, pelanggaran hak cipta, dan pemalsuan. Dalam lingkungan bisnis, kantor medis atau hukum, atau skenario apa pun yang melibatkan data hak milik atau rahasia, mesin fotokopi dapat menimbulkan ancaman terhadap kontrol informasi yang diatur oleh hukum atau kebiasaan.
Kenyamanan fungsional
Mesin fotokopi awal tidak memiliki pengumpan dokumen otomatis dan tidak dapat menyusun proses multicopy. Peralatan modern mengubah tindakan menduplikasi dokumen menjadi tindakan biasa. Di jaringan ke komputer rumah atau kantor, salah satu mesin ini dapat menggantikan beberapa printer desktop dengan teknologi yang secara otomatis menghasilkan salinan dua sisi, susun, dan staples dokumen multi halaman, menyimpan formulir yang sering dicetak ulang untuk duplikasi langsung, faks dari desktop atau mesin fotokopi kaca dan email hasilnya. Kenyamanan itu dapat mempercepat dan menyederhanakan operasi kantor, tetapi kompleksitas kontrol mesin fotokopi dapat mendorong pengguna untuk memilih opsi yang salah, membuang-buang kertas dan persediaan pada hasil yang tidak tersedia.
Biaya operasional
Karena sebagian besar mesin fotokopi beroperasi seperti printer laser, mereka menggabungkan campuran plastik dan zat pewarna ke permukaan lembaran kertas. Proses sekering itu bergantung pada panas, yang mendorong selera akan listrik, sehingga menaikkan biaya utilitas kantor. Mesin fotokopi juga membutuhkan bahan habis pakai, termasuk toner yang harganya bisa lebih mahal dari persediaan yang setara untuk printer laser. Kartrid hasil tinggi ini dapat bertahan lebih lama dari persediaan desktop-printer yang sebanding, tetapi kinerja itu membawa label harga yang lebih tinggi. Terutama dalam operasi volume tinggi, mesin fotokopi juga dapat membutuhkan layanan berkala untuk mempertahankan kinerja output mereka. Kontrak layanan dapat mencakup persediaan dan perawatan, tetapi menambah biaya tetap lainnya untuk keuntungan Anda.
Retensi Data
Mesin fotokopi yang menyimpan informasi dokumen untuk penarikan dan keluaran instan, dan bahwa faks dan email apa yang Anda duplikat, menggunakan hard drive internal untuk menyimpan pemindaian halaman untuk pengambilan jangka pendek atau panjang. Itu penyimpanan data mantra kenyamanan untuk fungsi kantor, tetapi dapat dikenakan informasi sensitif dengan risiko disengaja atau disengaja disengaja. Seperti halnya hard drive, mekanisme penyimpanan dalam mesin fotokopi dapat menghasilkan rahasia lama setelah Anda menghapus informasi dan dokumen darinya, dan membutuhkan jenis ketentuan keamanan yang sama dengan yang Anda terapkan pada hard drive komputer ketika Anda menjual atau menonaktifkan sistem.
