Ini menguntungkan para profesional untuk memiliki pemahaman yang kuat tentang penulisan bisnis, terutama jika mereka berada dalam posisi administratif. Ketika bos Anda meminta Anda untuk menulis sesuatu dalam bentuk bisnis, seperti memo, Anda perlu mengetahui cara yang benar untuk melakukannya. Jika tidak, Anda tidak akan memiliki dampak yang Anda inginkan pada penerima. Anda dapat menghindari skenario ini dengan mengetahui cara menulis memo dalam format bisnis standar.
Buat memo yang mencakup semua bagian standar, yang mencakup tajuk, tujuan, diskusi, dan penutup, memberi saran kepada Hodu.com. Ringkasan adalah bagian opsional.
Siapkan tajuk untuk memo Anda. Semua memo akan memiliki tajuk standar yang mencakup empat baris untuk diberi label "Ke," "Dari," "Tanggal" dan "Subjek."
Isi judul memo Anda. Setelah "Kepada," ketikkan kepada siapa surat itu didistribusikan, seperti orang tertentu, sekelompok orang atau departemen. Setelah "Dari," tempatkan nama Anda atau nama orang yang Anda gunakan untuk menulis surat, seperti bos Anda. Ketikkan tanggal distribusi setelah kata "Tanggal." Sertakan beberapa kata yang merangkum tujuan memo di baris "Subjek".
Ketikkan paragraf singkat yang menjelaskan tujuan memo itu dalam beberapa kalimat. Memo itu mungkin untuk alasan informatif, untuk menjelaskan masalah atau meminta tindakan tertentu dari penerima.
Diskusikan tujuan memo itu secara rinci dalam beberapa paragraf berikutnya. Jangan memberikan informasi yang tidak perlu atau ulangi diri Anda, tetapi tawarkan detail yang cukup sehingga semua penerima memahami alasan memo itu dan pentingnya.
Tulis tindakan, jika ada, yang perlu diambil oleh penerima dalam paragraf penutup. Jelaskan apa yang perlu dilakukan dan bagaimana cara mencapainya.
Tambahkan bagian ringkasan ke akhir memo Anda, jika lebih dari satu halaman atau berisi informasi yang sangat detail dan rumit. Ini akan membantu memperjelas tujuan memo Anda dan memberikan penerima referensi untuk melihat kembali tanpa harus membaca seluruh memo lagi. Masukkan semua poin kunci Anda, serta tindakan apa pun yang perlu diambil, di bagian ringkasan.
