Meminta persetujuan untuk suatu proyek atau pembelian dalam jumlah besar bisa sangat menegangkan dan membuat frustrasi. Namun, dengan kata-kata dan sikap yang tepat, Anda lebih mungkin untuk mendapatkan lampu hijau yang Anda butuhkan. Penelitian juga merupakan kunci: Anda harus tahu persis apa yang Anda butuhkan, tahu apa dampaknya terhadap perusahaan Anda dan dapat menjelaskannya dengan cara yang dapat dipahami bos Anda. Surat permintaan yang spesifik dan ditulis dengan baik dapat membantu mewujudkan ide atau proyek Anda.
Teliti Proposal Anda
Langkah pertama dalam setiap proses persetujuan adalah meneliti apa yang Anda butuhkan. Jika Anda meminta kendaraan perusahaan baru, teliti kendaraan jenis apa yang Anda inginkan, berapa biayanya dan seberapa sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Jangan membuat pernyataan umum tentang apa yang ingin Anda setujui. Penerima surat Anda lebih cenderung memutuskan untuk mendukung Anda jika jelas dalam surat Anda bahwa Anda telah berupaya untuk mencari tahu apa yang terbaik untuk perusahaan. Lebih penting lagi, semakin spesifik Anda, semakin besar kemungkinan dia akan merasa nyaman memberi Anda persetujuan untuk suatu proyek atau pembelian, karena dia akan tahu persis apa yang akan Anda lakukan setelah persetujuan.
Format Surat dengan Benar
Mulailah dengan menyapa atasan Anda dengan nama dan jabatan (misalnya, Wakil Presiden Smith). Jika kebetulan Anda tidak tahu siapa yang akan membaca surat itu, arahkan surat itu ke judul orang tersebut (misalnya, "Komisaris yang Terhormat.") Namun, personalisasi itu penting, jadi lakukan yang terbaik untuk mengetahui nama orang tersebut dan judul yang benar. Anda sering dapat menemukan ini di situs web organisasi, atau dengan mengangkat telepon dan menanyakan nama orang tersebut.
Selanjutnya, perkenalkan pembelian atau proposal yang ingin Anda setujui. Coba lakukan ini dalam kalimat pertama surat Anda. Ini akan memungkinkan pembaca untuk memiliki gagasan yang jelas tentang apa yang Anda usulkan segera dan memberikan konteks padanya untuk sisa surat itu. Ini juga membuatnya tahu bahwa Anda tahu persis apa yang Anda inginkan.
Contoh:
Pembimbing Cunningham yang terhormat,
Marching band Castle Rock High School membutuhkan seragam baru.
Berikan Contoh Detail
Selanjutnya, jelaskan mengapa tindakan yang Anda usulkan harus diambil. Bahkan jika tampak jelas mengapa pembelian diperlukan, jelaskan alasan di baliknya secara rinci. Jika penerima surat Anda tidak melihat alasan yang baik untuk tindakan yang diusulkan dalam surat itu, itu akan gagal. Seharusnya hanya perlu beberapa kalimat untuk melakukan ini.
Contoh:
Kami terakhir membeli seragam pada tahun 1992, dan koleksi saat ini sangat compang-camping dan usang.
Lanjutkan dengan mendaftar semua alasan bahwa proposal tersebut akan bermanfaat bagi perusahaan Anda.Ini tentang apa yang akan dilakukan pekerjaan Anda untuk perusahaan, bukan tentang mengapa Anda secara pribadi menganggap proposal itu penting.
Contoh:
Marching band mewakili sekolah kami dalam parade, pertandingan sepak bola, dan pertemuan komunitas lainnya. Seragam baru akan membuat sekolah kita lebih positif.
Kita sekarang harus membayar perusahaan menjahit ribuan dolar setiap tahun untuk mempertahankan seragam lama kita. Yang baru akan menghilangkan biaya ini.
Memiliki seragam modern yang baru akan sangat meningkatkan moral seluruh band, yang umumnya menghasilkan nilai yang lebih tinggi untuk semua siswa anggota.
Akhiri Dengan Informasi Berharga
Akhiri surat Anda dengan nama, alamat email, dan nomor telepon Anda dan undang pembaca untuk menghubungi Anda dengan pertanyaan apa pun terkait surat atau proposal tersebut. Jika berlaku, catat juga tanggal yang Anda harap akan dijawab. Ketika Anda selesai dengan surat itu, seharusnya tidak lebih dari satu halaman kecuali Anda memiliki alasan yang sangat bagus untuk melanjutkan ke halaman kedua (seperti proposal yang sangat kompleks yang membutuhkan penjelasan panjang atau daftar panjang alasan mengapa permintaan Anda akan bermanfaat).
Contoh:
Jika Anda memiliki pertanyaan, saya senang bertemu dengan Anda kapan saja.
Terima kasih,
Ben Warren, Direktur, [email protected] 555-1234
Tips Terakhir
Selalu menulis dengan cara hormat dan formal. Sebagai contoh, alih-alih mengatakan "Akan sangat bagus bagi perusahaan jika kita dapat membeli beberapa printer baru," tulis sesuatu seperti, "Jika perusahaan membeli lima printer baru, itu akan menguntungkan Contoh Corp karena …" Jika belum diperlukan, pertimbangkan untuk mencetak dan mengirimkan surat Anda alih-alih mengirimkannya melalui email kepada penerima. Ini akan menunjukkan bahwa Anda benar-benar peduli dengan proposal Anda dan akan membuatnya lebih mungkin untuk mengingat surat itu tepat waktu.
Perhatikan bahwa surat persetujuan yang ditulis dengan baik mungkin tidak membawa Anda ke mana pun - penerima Anda dapat memutuskan bahwa proposal itu sendiri adalah masalahnya. Dalam hal ini, Anda harus menemukan ide yang sama sekali baru atau menunggu waktu Anda hingga Anda dapat mencoba lagi.
