Setiap pertemuan atau proyek lebih berhasil jika tugas ditugaskan selama pertemuan dan diselesaikan di luar rapat. Dengan mengikuti formula sederhana 3W (Apa, Siapa, dan Kapan) untuk tindakan rapat, peluang untuk mendapatkan pekerjaan produktif diselesaikan di luar waktu rapat dan tepat waktu meningkat. Penugasan tindakan yang tepat dapat mengurangi masalah terkait tindak lanjut. Penugasan tindakan yang baik akan membantu dalam menguji ide-ide bagus dan solusi untuk masalah, serta mengimplementasikan keputusan apa pun yang dibuat selama pertemuan.
Item yang Anda butuhkan
-
Kertas atau Papan Penanda
-
Spidol atau Spidol Penghapus Kering
Sebelum penutupan rapat, verifikasi setiap tindakan yang diidentifikasi selama pertemuan dan tentukan apakah ada tugas tambahan yang diperlukan juga. Mulailah dengan APA tindakannya. Tanyakan kepada kelompok "Apa tindakan yang perlu kita lakukan untuk mencapai hasil proyek yang hebat?" Ini membantu kelompok memahami apa yang perlu dilakukan dan mengapa itu penting bagi proyek atau tim. Dalam kata-kata item tindakan, pastikan untuk menggunakan kata kerja tindakan dan bersiaplah untuk memberikan beberapa detail tentang apa yang sebenarnya diperlukan untuk mempertimbangkan tindakan yang diselesaikan dengan benar.
Kemudian pindah ke WHO akan melakukan setiap tindakan dengan meminta kelompok "Siapa orang terbaik untuk melakukan tindakan ini?" Setiap tindakan harus diberikan kepada seseorang atau itu tidak akan dilakukan. Siapa ini adalah tim atau anggota proyek yang setuju untuk bertanggung jawab dan bertanggung jawab atas semua kegiatan yang diperlukan untuk melakukan tindakan yang ditugaskan. Tindakan tersebut dapat ditugaskan kepada orang atau sub-tim yang berkualifikasi terbaik, atau seseorang dalam pertemuan tersebut dapat secara sukarela melakukan tindakan tersebut. Jika tindakan diberikan kepada seseorang di luar rapat, seseorang dalam rapat harus bertanggung jawab untuk menjelaskan tindakan yang ditugaskan kepada orang yang tidak ada dalam rapat.
Lakukan bagian KETIKA sebelum beralih dari tindakan dan ke pertemuan penundaan. Tanyakan kepada kelompok "Kapan tindakan-tindakan ini dilakukan agar kami dapat menyelesaikan proyek tepat waktu?" Tanggal jatuh tempo untuk setiap tindakan harus merupakan tanggal kalender aktual ketika tindakan harus diselesaikan untuk tim atau proyek untuk menyelesaikan pekerjaan mereka. Ini tidak boleh dibiarkan kosong atau ditulis sesegera mungkin karena tanggal tersebut memastikan seseorang bertanggung jawab untuk melakukan tindakan tepat waktu. Dengan menetapkan tanggal, orang yang mengambil tindakan akan dapat menjadwalkan tugas baru dengan pekerjaan mereka yang lain dan dapat menentukan apakah mungkin ada alasan yang sah mengapa tindakan tersebut mungkin tidak selesai pada tanggal yang diinginkan kelompok sebelum terlalu lama. terlambat.
Setelah pertemuan, letakkan tindakan 3W dalam catatan pertemuan dan distribusikan kepada semua orang yang menghadiri pertemuan atau yang menerima tindakan. Ini mendokumentasikan semua tindakan dan siapa yang bertanggung jawab serta kapan tindakan harus dilakukan.
Kiat
-
Jika akan ada pertemuan tindak lanjut, ketika pengingat dikirim untuk pertemuan itu termasuk tindakan apa pun yang jatuh tempo pada tanggal tersebut serta rincian rapat biasa.
