Setelah selesai, formulir W-9 vendor, pekerja lepas, dan kontraktor Anda tidak kedaluwarsa. Namun, IRS mengharuskan mereka untuk diganti ketika informasi spesifik diubah, termasuk perubahan nama, jenis badan usaha atau nomor ID pembayar pajak. Meskipun tidak diperlukan oleh IRS, bisnis Anda dapat meminta formulir W-9 yang diperbarui untuk tujuan menjaga catatan akurat dari penyedia layanan Anda.
Kiat
-
Formulir W-9 termasuk informasi pajak penting tentang penyedia layanan bisnis Anda, dan mereka tidak kedaluwarsa. Namun, perubahan tertentu pada informasi dapat menghasilkan W-9 baru yang diperlukan.
Tujuan dari W-9
Formulir IRS W-9 digunakan oleh bisnis untuk mengumpulkan informasi wajib pajak dari penyedia layanan non-karyawan. Perusahaan keuangan juga menggunakan formulir W-9 untuk melaporkan bunga kena pajak dan dividen yang dibayarkan kepada klien mereka. Informasi yang dimasukkan pada formulir dikirimkan ke IRS untuk mendokumentasikan pembayaran yang telah dilakukan bisnis kepada freelancer, kontraktor independen dan vendor yang dibayar lebih dari $ 600 untuk layanan yang dilakukan selama satu tahun kalender. IRS mengharuskan individu untuk mengisi formulir dengan nama, alamat, nomor ID pajak atau nomor Jaminan Sosial dan tanda tangan. Vendor dan kontraktor independen ditanyai nama bisnis mereka, jenis badan usaha, nomor identifikasi karyawan, dan tanda tangan kepala sekolah. Semua penyedia layanan harus menyatakan apakah mereka dikecualikan atau tidak-bebas dari pemotongan cadangan.
Saat Diperlukan Formulir W-9 Baru
Untuk memastikan bahwa pendapatan yang dilaporkan oleh suatu bisnis cocok dengan informasi yang disampaikan pada SPT penyedia layanannya, IRS memerlukan penggantian formulir W-9 yang ada dalam beberapa keadaan. W-9 baru diperlukan jika nama seseorang berubah, seperti setelah menikah; Namun, perubahan alamat tidak memerlukan penggantian W-9. Alasan lain adalah jika suatu bisnis berubah dari satu jenis badan hukum ke yang lain. Misalnya, jika kepemilikan perseorangan berubah menjadi LLC, diperlukan formulir W-9 baru. Demikian pula, perubahan dari nomor ID wajib pajak ke nomor identifikasi pemberi kerja akan memerlukan formulir pengganti.
Perubahan Pemotongan Cadangan
IRS dapat memerintahkan bisnis untuk menahan persentase dari pendapatan yang dibayarkan kepada penyedia layanan tertentu. Ini disebut pemotongan cadangan. Uang ditahan oleh bisnis dan dikirim ke IRS karena alasan yang dapat mencakup pembayaran pajak yang tidak mencukupi, nomor ID pajak yang salah atau kegagalan untuk memberikan nomor ID pajak. IRS memerlukan formulir W-9 baru ketika sebuah bisnis diperintahkan untuk memulai pemotongan cadangan untuk freelancer, kontraktor atau vendor independen. Formulir penggantian harus menunjukkan perubahan pada pemotongan cadangan dari yang dikecualikan menjadi yang tidak dikecualikan.
