Banyak toko kelontong dan restoran bersedia menyumbangkan makanan dan minuman untuk organisasi amal; itu mungkin menjadi bagian dari misi mereka untuk berkontribusi kepada masyarakat. Perlakukan donasi makanan sebagai transaksi bisnis dengan menawarkan donor Anda dokumentasi yang tepat. Bersiaplah untuk memberi mereka surat permintaan dan tanda terima untuk sumbangan mereka. Sebagai insentif, Anda dapat mempromosikan bisnis mereka dengan memasukkan logo atau nama mereka pada materi promosi acara Anda.
Buatlah daftar restoran dan toko kelontong di daerah Anda. Sertakan informasi kontak mereka seperti alamat dan nomor telepon.
Siapkan skrip, yang akan Anda baca ketika Anda menelepon restoran dan toko. Tujuan dari panggilan telepon awal adalah untuk mengumpulkan informasi - siapa manajer hubungan masyarakat dan apakah bisnis menawarkan sumbangan makanan. Mulai skrip dengan pengantar diri Anda, organisasi, dan acara. Jelaskan bahwa Anda mencari sumbangan makanan untuk amal atau acara Anda dan bahwa Anda ingin berbicara dengan manajer hubungan masyarakat. Akhiri skrip Anda dengan meminta sumbangan dan mengumpulkan informasi tentang kontak yang tepat.
Panggil setiap restoran atau supermarket. Ikuti skrip Anda sebaik mungkin, tetapi tetap tampan dan spontan. Merupakan ide bagus untuk mengembangkan hubungan dengan kontak yang sesuai sejak awal. Kemungkinannya adalah dia akan meminta surat permintaan. Biarkan mereka tahu Anda mengirimnya. Jika Anda harus meninggalkan pesan, berikan ringkasan organisasi Anda selama 30 detik hingga satu menit, acara, apa yang Anda minta, dan nomor telepon. Minta dia untuk menelepon Anda kembali.
Ketikkan satu halaman surat untuk setiap restoran dan toko; surat ini akan menjelaskan misi dan acara organisasi Anda dan akan berfungsi sebagai permintaan tertulis resmi kepada calon donor. Personalisasikan surat Anda ke kontak yang sesuai. Sertakan apa status nirlaba Anda dan Nomor Identifikasi Pajak Federal Anda. Sebutkan jika Anda akan menggunakan makanan untuk memberi makan tamu, relawan atau keduanya. Tentukan item makanan yang Anda butuhkan. Biarkan kontak Anda tahu bahwa Anda akan memanggilnya untuk menindaklanjuti dalam beberapa hari ke depan. Sertakan nama kontak dan nomor telepon Anda.
Kirim atau kirimkan surat Anda kemudian siapkan skrip tindak lanjut. Anda akan membaca dari skrip ini ketika Anda memanggil kontak Anda untuk melihat apakah dia menerima surat Anda. Sebutkan Anda mengirim surat permintaan beberapa hari yang lalu dan Anda memverifikasi mereka menerimanya. Ulangi permintaan Anda dengan menanyakan kepada kontak Anda apakah mereka bersedia menyumbangkan makanan atau minuman apa pun. Ketika mereka berkata "Ya," beri tahu mereka bahwa Anda akan membawa mereka kwitansi untuk sumbangan dermawan mereka.
Item yang Anda butuhkan
-
Buku telepon
-
Komputer
-
Telepon
-
Akses internet
-
Printer
-
Pengolah kata
-
Buku tanda terima kosong
Kiat
-
Anda dapat membeli buku tanda terima kosong di toko perlengkapan kantor. Beberapa toko mungkin menyediakan barang-barang kuno dari toko roti atau bagian produksi, yang masih dapat diterima untuk disajikan dan disiapkan menjadi makanan. Gunakan acara Anda sebagai peluang untuk mengembangkan hubungan jangka panjang dengan calon donor, yang mungkin senang menyumbang ke organisasi Anda secara teratur di masa depan.
