Menempatkan pada pekan raya yang menyenangkan bisa menjadi cara yang populer dan menyenangkan untuk mengumpulkan dana bagi organisasi Anda, tetapi itu membutuhkan banyak pekerjaan untuk menjadi sukses. Pameran sekolah, gereja, dan komunitas biasanya diselenggarakan dan diawaki hampir seluruhnya oleh sukarelawan. Menjaga mereka tetap fokus dan pada tugas sesekali seperti menggiring kucing. Mulailah setidaknya enam bulan sebelum acara yang Anda rencanakan, tetapkan tanggung jawab kepada sukarelawan utama, tentukan permainan, kegiatan, dan kebutuhan makanan dan rencanakan anggaran Anda sesuai kebutuhan.
Logistik yang Adil
Tantangan terbesar dalam merencanakan pekan raya yang menyenangkan adalah memilih tempat dan menetapkan anggaran dan tujuan keuangan. Jika Anda merencanakan pameran sekolah, pusat kebugaran, kafetaria, dan taman bermain mungkin merupakan pilihan, dan seringkali tidak membutuhkan biaya apa pun. Adakan pameran gereja di aula persekutuan atau area parkir; namun, gereja kecil mungkin perlu memesan tempat di pusat komunitas atau taman lokal. Pastikan lokasi yang Anda pilih terjangkau dan aman, dan mampu mengakomodasi perjalanan dan kegiatan yang Anda rencanakan. Pastikan ada akses yang memadai ke sumber daya, fasilitas dapur, kamar mandi, dan parkir. Tentukan apa, jika ada, pengaturan keamanan yang diperlukan dan dapatkan izin yang diperlukan.
Wahana dan Game
Fokus hiburan pekan raya Anda adalah wahana dan permainan. Jika Anda menyewa ini dari perusahaan karnaval, periksa catatan keselamatan dan latar belakang personel mereka. Untuk pekan raya sekolah, Anda dapat mengatur atau membuat game sendiri, terutama untuk anak-anak usia sekolah dasar, meskipun Anda mungkin ingin menyewa rumah bouncing atau tank dunk. Mengatur kolam bebek kolam rendam; gantung tirai untuk memancing hadiah; buat lemparan bean bag; gunakan gym untuk kontes lemparan bebas bola basket, lubang golf putt-putt, bowling botol pop dan jalan-jalan kue; dan meja untuk aktivitas seperti tarikan lollipop. Buat poster yang mengiklankan setiap kegiatan dan berikan hadiah kecil untuk para peserta.
Makanan dan Fasilitas
Makanan adalah daya tarik pasti lainnya di pameran paling menyenangkan. Anda dapat menyewa vendor untuk menyiapkan dan menjual makanan, membeli makanan yang disiapkan dari restoran lokal, atau membeli makanan untuk dimasak dan dijual oleh sukarelawan yang adil, tergantung pada anggaran yang tersedia dan tujuan penggalangan dana organisasi. Menawarkan berbagai favorit lokal, dengan fokus pada item yang relatif cepat dan mudah disiapkan. Makanan yang bisa dimakan oleh pengunjung biasa saat berkeliaran biasanya populer. Hot dog, pembungkus, burger, salad gyro, dan sandwich adalah makanan pokok, bersama dengan popcorn, keripik, makanan panggang dan es krim atau kerucut salju. Anda akan membutuhkan piring, gelas, serbet, dan sendok garpu dalam jumlah besar, serta banyak kaleng dan pelapis sampah besar.
Persiapan, Personil dan Harga
Menuju ke pameran, menugaskan relawan untuk mengiklankan pameran, mendapatkan sponsor dan sumbangan, memperoleh izin dan bekerja dengan vendor. Untuk hari yang adil, pastikan Anda memiliki cukup banyak orang untuk mengelola setiap aktivitas dan pemasangan, termasuk kios makanan dan kios penjualan dan tiket. Tetapkan dan posting shift untuk setiap stan, termasuk relawan yang cukup untuk membantu pengaturan dan pembersihan. Sebelum pameran, bendahara organisasi bekerja dengan sukarelawan untuk menetapkan harga, yang harus dipasang secara jelas di seluruh tempat. Harga dapat berupa jumlah tiket yang ditentukan per perjalanan atau kegiatan, atau gelang harga yang ditetapkan baik untuk semua kegiatan. Grup ini juga mengawasi penjualan tiket dan memastikan semua uang dikumpulkan dan dicatat.
