Sebagai manajer proyek, setelah proyek Anda selesai, Anda perlu memastikan bahwa hasil proyek memenuhi harapan. Kemudian, Anda harus menyelesaikan beberapa dokumen akhir dan menutup proyek. Prosedur umum termasuk memperoleh persetujuan, mengalihkan kepemilikan dan melepaskan suatu produk ke dalam produksi. Biasanya, Anda menandatangani proyek yang selesai dengan melakukan pengujian untuk memastikan tim telah menyelesaikan pekerjaan dan memperbarui laporan status untuk mengindikasikan penyelesaian.
Lakukan pengujian penerimaan. Metode penerimaan informal termasuk menyelesaikan instalasi atau acara. Metode penerimaan formal mencakup pengujian pengguna terhadap kriteria yang ditetapkan pada awal tahap perencanaan proyek. Misalnya, proyek pengembangan aplikasi perangkat lunak biasanya mencakup pengujian fungsional, sistem, dan pengguna untuk membuktikan bahwa produk berfungsi sebagaimana dimaksud. Jika pengguna menemukan bahwa produk tersebut tidak memenuhi kebutuhan mereka, mereka menolak pengiriman dan revisi harus dilakukan sebelum penyelesaian proyek dapat terjadi.
Buat dokumen sign-off. Perjanjian penerimaan ini mencantumkan kriteria keberhasilan proyek. Misalnya, buat daftar periksa untuk menguji sistem pelaporan yang dirancang untuk memungkinkan pencatatan waktu yang dihabiskan untuk pekerjaan sukarela karyawan. Pengguna harus mengonfirmasi bahwa mereka dapat menggunakan formulir berbasis intranet untuk mengirim dan meninjau hanya jam mereka pada kegiatan yang dipilih. Manajer seharusnya hanya dapat meninjau pengiriman karyawan di bawah pengawasan mereka. Aplikasi harus mengirim email kepada manajer dan karyawan untuk memberi tahu mereka tentang pengiriman. Karyawan harus dapat meminta agar kegiatan tambahan ditambahkan ke formulir pengiriman.
Dapatkan persetujuan penyelesaian proyek akhir dari klien, sponsor dan pemangku kepentingan. Orang-orang ini dapat menandatangani salinan perjanjian penerimaan kertas atau menggunakan templat atau formulir online, seperti yang disediakan oleh situs web Microsoft Office. Misalnya, gunakan formulir InfoPath untuk secara visual menampilkan status proyek dengan menggunakan pemformatan bersyarat yang menunjukkan dan menyembunyikan gambar berdasarkan status proyek.
Kiat
-
Alih-alih prosedur penandatanganan berbasis kertas, kirim pesan email. Misalnya, menggunakan Microsoft Outlook, tekan tombol "CTRL / N" untuk membuat pesan baru. Dari menu "Opsi", klik tombol sakelar "Gunakan Tombol Pilih". Pilih opsi "Setuju; Tolak". Di bidang "Subjek:", ketikkan deskripsi singkat tentang proyek yang Anda inginkan untuk diakhiri oleh penerima email. Anda dapat memasukkan teks, gambar, atau dokumen tambahan. Klik tombol "Kirim". Penerima Anda menerima pesan email dengan arahan untuk “Memilih dengan mengklik Pilih di grup Tanggapi di atas.” Klik tombol “Lacak” pada pesan asli Anda untuk melihat siapa yang telah menyetujui dan siapa yang telah menolak.
