Sebagai pemberi kerja, Anda harus mengetahui undang-undang negara bagian dan federal yang menetapkan jenis informasi yang harus disimpan dalam file personel. Beberapa dokumen personel yang diperlukan termasuk informasi kontak pribadi untuk karyawan, status pekerjaan, informasi penggajian, dan informasi kinerja.
Informasi Ketenagakerjaan
Informasi ketenagakerjaan dalam file personalia biasanya datang dalam bentuk lamaran kerja atau dokumen rekrutmen baru. File tersebut juga dapat mencakup salinan surat penawaran kerja yang dikirimkan kepada karyawan dan tanda terima yang ditandatangani dari karyawan yang menyatakan bahwa ia menerima salinan buku pegangan karyawan perusahaan. Walaupun arsip personalia untuk seorang karyawan harus menyertakan tanggal lahir untuk tujuan manfaat, adalah ilegal untuk mendapatkan informasi ini untuk digunakan dalam menentukan apakah akan mempekerjakan individu atau tidak.
Status pekerjaan
Status pekerjaan adalah dokumentasi hukum yang membuktikan bahwa karyawan tersebut dapat bekerja di Amerika Serikat. Sebagai bukti status pekerjaan, file pegawai harus menyertakan salinan kartu jaminan sosial karyawan. Jika karyawan tersebut bukan warga negara Amerika Serikat, formulir I-9 yang telah diisi (warga negara non-AS yang setara dengan formulir W-4), salinan paspor karyawan dan salinan visa kerja karyawan harus dimasukkan dalam file personalia karyawan.
Daftar gaji
Komponen utama lain dari file personalia berkaitan dengan penggajian. Seorang majikan harus memelihara formulir pajak W-4 federal terbaru. Bersamaan dengan formulir W-4, file personel juga dapat berisi lembar waktu untuk periode pembayaran di mana karyawan bekerja. Jika karyawan memiliki uang yang secara hukum dipotong dari gajinya, perintah pengadilan atau salinan ketentuan juga harus ada dalam arsip personel.
Informasi Kinerja
Penilaian kinerja adalah bagian integral lain dari file personalia karyawan. Ini dapat termasuk salinan tujuan profesional karyawan dan penilaian kinerja yang ditulis oleh penyelia atau manajer karyawan. Jika sesuai, file personel juga berisi teguran atau peringatan yang diterima karyawan selama waktunya dengan perusahaan.
Informasi Pajak Negara
Jika negara tempat Anda menjalankan bisnis memiliki pajak negara, maka Anda diharuskan untuk mempertahankan formulir W-4 untuk memotong pajak. Mirip dengan formulir pajak W-4 federal, formulir negara harus selalu diperbarui dan disimpan dalam arsip pegawai sebagai catatan cadangan untuk pemotongan yang layak dari gaji karyawan dan dalam kasus audit oleh IRS atau agen pajak negara.
