Dari saat seorang majikan melakukan kontak pertama dengan seorang calon karyawan, melalui saat pemutusan hubungan kerja, adalah penting bahwa catatan tertulis yang terkait dengan karyawan disimpan dalam arsip personil dengan nama masing-masing karyawan. File ketenagakerjaan ini, jika dipelihara dengan benar, berpotensi dapat melindungi majikan dari pertanggungjawaban masa depan atas pelanggaran ketenagakerjaan dan perburuhan, seperti pemutusan hubungan kerja yang salah atau diskriminasi pekerjaan.
Item yang Anda butuhkan
-
Mengunci lemari arsip atau ruang aman dengan akses terbatas
-
Folder file
Pahami mengapa Anda perlu menyimpan file pegawai. Ini adalah catatan perusahaan dan karyawan tentang apa yang terjadi di tempat kerja. Catatan yang disimpan dalam arsip personalia dapat berfungsi untuk melindungi pemberi kerja dalam proses hukum di masa depan dan membantu menjernihkan kesalahpahaman yang mungkin terjadi terkait masalah kebijakan, masalah pembayaran dan tunjangan, tugas dan tanggung jawab kerja, tindakan disipliner atau korektif, dan keluhan.
Jadi apa yang harus dimasukkan ke dalam file personalia karyawan? Dokumen dan catatan berikut harus dipelihara oleh profesional sumber daya manusia, atau manajer, pada setiap karyawan. Uraian Tugas Lamaran pekerjaan Tawaran pekerjaan Formulir IRS W-4 Kwitansi untuk buku pegangan karyawan (Seringkali ide yang baik untuk menyimpan salinan buku pegangan itu sendiri, terutama ketika itu dapat berubah dari waktu ke waktu. Dengan cara ini semua orang tahu apa ketentuan buku pegangan yang ditandatangani oleh karyawan itu.) Setiap evaluasi kinerja diberikan Formulir pendaftaran tunjangan karyawan Penghargaan Keluhan dan pujian yang diterima tentang karyawan Tindakan atau peringatan disiplin * Catatan kehadiran Dianjurkan agar setiap jenis catatan yang berbeda memiliki tabnya sendiri.
Catatan medis dan formulir imigrasi harus disimpan dalam file terpisah. Karena Anda tidak dapat membuat keputusan kerja berdasarkan status imigrasi seseorang, dengan asumsi mereka memiliki hak untuk bekerja di A.S., dan pemerintah federal memiliki hak untuk meninjau I-9, mungkin lebih baik untuk membuatnya terpisah. Juga, sejauh menyangkut catatan medis, Undang-Undang Penyandang Disabilitas Amerika (ADA) memuat aturan yang sangat ketat berkaitan dengan privasi dan akses untuk mengirim catatan medis tawaran, sehingga perlu menyimpannya dalam file terpisah dan file cabinet dengan jumlah terbatas. mengakses. ADA membatasi pengungkapan informasi dalam catatan ini kepada penyelia, sejauh karyawan tersebut memiliki batasan yang diperlukan dalam tugasnya atau membutuhkan akomodasi; pekerja pertolongan pertama dalam hal perawatan medis darurat; dan pejabat pemerintah dan asuransi dalam keadaan terbatas.
Penting bahwa informasi yang salah dalam file personalia karyawan diperbaiki segera setelah pemberitahuan oleh perusahaan bahwa informasi tersebut tidak benar.
File personil karyawan harus dikunci dan hanya tersedia bagi orang-orang yang memiliki bisnis yang sah perlu memiliki akses ke file tersebut. Seorang manajer atau penyelia lini pertama mungkin perlu akses untuk membuat keputusan tentang promosi dan tindakan disipliner. Jika ada orang tanpa bisnis yang sah perlu mengakses file yang ingin melihatnya, mereka memerlukan panggilan pengadilan yang valid. Jika tidak, hak privasi karyawan dapat dilanggar.
Secara umum, undang-undang tidak mengharuskan Anda untuk mengungkapkan kepada karyawan apa yang ada dalam arsip karyawan mereka tanpa permintaan yang sesuai dari karyawan tersebut. Namun, ini mungkin merupakan praktik bisnis yang lebih baik, untuk membuat karyawan tetap mengetahui apa yang ada dalam arsip mereka. Dengan begitu, Anda tidak memiliki karyawan marjinal yang terkejut ketika mereka didisiplinkan atau diberhentikan. Pengecualian untuk aturan umum ini adalah ketentuan dari Undang-Undang Pelaporan Kredit yang Adil (FCRA). Ini mengharuskan Anda untuk memberi tahu karyawan, atau karyawan potensial, jika Anda mengambil tindakan yang merugikan berdasarkan apa yang terkandung dalam laporan kredit mereka.
Terpisah dari masalah pemberitahuan kepada karyawan tentang apa yang ada dalam file personel mereka adalah masalah akses. Banyak negara bagian mewajibkan pemberi kerja untuk memberi karyawan, dan mantan karyawan, akses ke file karyawan mereka. Adalah penting, sebagai profesional sumber daya manusia atau pemilik bisnis, bahwa Anda membiasakan diri dengan hukum negara Anda dalam hal ini. Sebagai aturan umum, akses oleh karyawan harus masuk akal dan tunduk pada anggota manajemen yang hadir untuk memastikan tidak ada yang diambil atau diubah. Beberapa undang-undang negara bagian mengizinkan karyawan untuk memiliki salinan, jika mereka melakukannya, meminta seseorang dari perusahaan membuat salinannya. Sering kali akan ada batasan apa yang dapat dilihat karyawan dalam file personalia mereka. Jika ada item sensitif seperti surat referensi, investigasi kriminal, dan informasi lain yang mungkin melanggar hak privasi orang lain, mereka dapat ditolak aksesnya. Ada baiknya di sini untuk menyimpan barang-barang itu di bawah tab terpisah di file personalia karyawan. Beberapa undang-undang negara bagian memungkinkan karyawan untuk menyerahkan bantahan ke tindakan atau evaluasi disipliner.
Kiat
-
Simpan salinan undang-undang negara bagian, jika ada di negara Anda, tentang akses ke file pegawai yang diposting atau berguna, di area penyimpanan file-file ini. Ini akan menghindari konflik antara manajemen dan karyawan tentang apa yang boleh dan tidak boleh.
Peringatan
Setiap karyawan harus diperlakukan sama dalam hal pemeliharaan dan akses catatan personel mereka. Setiap penyimpangan dalam praktik dapat menyebabkan perusahaan diadili. Jika Anda memiliki keraguan sama sekali tentang cara memelihara file personel karyawan Anda, konsultasikan dengan seorang pengacara.
