Tawaran kontrak merupakan bagian integral dari proses pemberian kontrak swasta atau publik kepada perusahaan yang memenuhi syarat. Perusahaan, agen, dan individu mengiklankan proyek yang perlu mereka lakukan dengan memposting persyaratan dan membuka proses untuk penawaran. Kontraktor yang dapat memenuhi persyaratan pekerjaan mengajukan tawaran kontrak yang menguraikan bagaimana mereka mengusulkan untuk menyelesaikan proyek dan berapa harganya. Setelah periode penawaran berakhir, kontrak diberikan kepada penawar terendah. Tawaran kontrak dapat mencakup beragam layanan termasuk pekerjaan konstruksi, vendor, listrik, pipa ledeng dan proyek publik. Sektor tawaran kontrak terbesar ada di pemerintah federal, negara bagian, dan lokal di mana penawaran kontrak biasanya diwajibkan oleh hukum.
Fungsi
Fungsi dari tawaran kontrak adalah untuk memberikan proses pemberian kontrak yang adil. Tawaran kontrak memungkinkan perusahaan mana pun yang dapat memenuhi persyaratan perusahaan atau agensi yang menawarkan kontrak kesempatan untuk mencoba dan mendapatkan pekerjaan tanpa harus khawatir tentang keberpihakan atau praktik persaingan tidak adil. Tawaran kontrak juga memungkinkan seseorang yang mencari kontraktor menyelesaikan pekerjaan dengan harga serendah mungkin. Ini mendorong persaingan, yang penting dalam ekonomi pasar terbuka. Sehubungan dengan kontrak negara bagian dan federal, proses membantu menjaga pemberian kontrak di mata publik dan menghemat uang pembayar pajak.
Jenis
Tawaran kontrak dirancang untuk memenuhi persyaratan tiga jenis dasar proposal penawaran kontrak. Beberapa tawaran kontrak disegel dan yang lainnya terbuka untuk direvisi. Tiga jenis tawaran kontrak adalah: Undangan untuk Tawaran (IFP) juga dikenal sebagai penawaran tertutup dan umumnya digunakan oleh perusahaan atau lembaga yang mencari vendor pemasok atau jasa konstruksi. Proposal IFP berisi spesifikasi kontrak dan penawar harus memenuhi persyaratan ini agar memenuhi syarat untuk dipertimbangkan. Jenis tawaran kontrak ini disegel segera setelah diajukan dan tidak dapat diubah selama atau setelah proses penawaran. Kurangnya negosiasi menjadikan ini suatu bentuk penawaran kontrak yang sangat kompetitif di mana pemegang kontrak mempertahankan kontrol ketat atas seluruh proses. Permintaan Penawaran (RFQ) mirip dengan IFP di mana spesifikasi kontrak diuraikan secara menyeluruh dalam proposal. Namun dengan RFQ, penawar kontrak diizinkan untuk bertemu dengan perusahaan atau agen sebelum mengajukan penawaran untuk mengajukan pertanyaan atau membahas berbagai masalah. Tawaran ini terkadang terbuka untuk direvisi dan dimodifikasi setelah diajukan. Request for Proposal (RFP) adalah proposal kontrak yang biasanya digunakan untuk layanan khusus di mana sulit bagi pemegang kontrak untuk memperkirakan jumlah dolar tertentu. Perusahaan atau agen yang menawarkan kontrak memberikan gagasan umum tentang layanan yang dicari dalam proposal awalnya. Peserta lelang kontrak biasanya diharuskan menghadiri pertemuan pra-penawaran di mana persyaratan kontrak dibahas dan ditetapkan lebih lanjut. Penawar kontrak mengajukan penawaran, yang berisi spesifikasi untuk proyek dan mereka menetapkan jumlah dolar. Tawaran kontrak RFP seringkali terbuka untuk negosiasi ulang selama proses kontrak dan setelah kontrak diberikan.
Jangka waktu
Sebagian besar prosedur penawaran kontrak melibatkan kerangka waktu yang dapat berlangsung selama beberapa minggu hingga beberapa bulan. Prosedur penawaran biasanya berjalan sebagai berikut: 1. Proposal penawaran diiklankan secara publik, biasanya di koran atau di situs web. Proposal dapat diiklankan selama seminggu atau hingga sebulan. Proposal berisi spesifikasi kontrak dan memberikan instruksi tentang cara mendapatkan paket proposal. 2. Perusahaan mengajukan proposal penawaran kontrak mereka. Terkadang konferensi pra-penawaran diperlukan di mana kedua pihak dapat berkumpul dan membahas rincian kontrak. 3. Tawaran dibuka pada tanggal yang ditentukan sebelumnya. Mereka membaca dan tawaran yang paling dekat memenuhi persyaratan proposal dengan harga terendah diberikan kontrak. Penawar yang menang kemudian diberitahu biasanya melalui surat pemberian kontrak.
Pertimbangan
Ada banyak hal penting yang perlu dipertimbangkan ketika menyusun tawaran kontak. Hal pertama yang harus dipertimbangkan adalah bagaimana profil perusahaan penawar sesuai dengan kebutuhan calon klien. Misalnya, sebagian besar lembaga pemerintah federal dan negara bagian mempertimbangkan tawaran yang ditempatkan oleh perusahaan yang dimiliki oleh perempuan atau minoritas sebelum penawar lainnya. Mereka juga mempertimbangkan perusahaan dengan tenaga kerja minoritas kecil dan perusahaan dari wilayah geografis yang telah ditetapkan sebagai zona pengembangan ekonomi. Hal-hal lain yang perlu dipertimbangkan ketika mengajukan penawaran meliputi: peralatan yang mungkin harus dibeli atau nilai depresiasi pada peralatan yang sudah dimiliki, jadwal pembayaran, biaya tenaga kerja termasuk penggajian, pajak dan tunjangan, overhead, biaya ikatan dan laba batas. Hampir semua paket penawaran kontrak diharuskan mengandung item-item ini, biasanya dalam lembar bid yang terinci. Bentuk lain yang termasuk dalam sebagian besar tawaran kontrak adalah pekerjaan tambahan dan ubah alokasi. Dalam formulir ini, penawar harus mempertimbangkan apa yang terjadi jika ada pekerjaan tambahan yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek yang tidak dirinci dalam proposal asli. Peserta Lelang perlu menyusun rencana yang akan memberikan perkiraan kasar biaya dan waktu jika peristiwa seperti itu terjadi atau jika perubahan mendadak yang diperlukan tiba-tiba.
Peringatan
Dalam sebagian besar situasi penawaran kontrak, penawar terendah diberikan kontrak, namun saat memasuki proses penawaran untuk pertama kalinya, banyak penawar yang sering melakukan kesalahan dengan penawaran proposal penawaran yang kurang. Ini dapat mengakibatkan perusahaan kehilangan uang atau tidak dapat memenuhi persyaratan proyek. Peserta Lelang harus mempertimbangkan dengan cermat berapa besar biaya yang akan dikeluarkan kontrak dalam hal tenaga kerja dan pasokan sementara masih memperhitungkan margin keuntungan. Salah satu cara untuk menghindari penawaran yang kurang adalah dengan meneliti berapa banyak perusahaan yang mengenakan biaya untuk melakukan layanan serupa. Dalam hal kontrak pemerintah, agensi diharuskan memposting kontrak masa lalu, yang memungkinkan perusahaan untuk melihat berapa banyak perusahaan lain yang menawar kontrak serupa.
