Sebagai konsultan, Anda menawarkan layanan profesional kepada klien. Dalam industri layanan profesional, kontrak atau perjanjian layanan menguraikan persyaratan layanan, termasuk layanan yang diberikan, jadwal pembayaran, dan kerangka waktu untuk hubungan antara konsultan dan klien. Sebagai konsultan, terserah kepada Anda untuk menulis surat pengingat kepada klien Anda ketika kontrak konsultasi berakhir.
Gunakan kop surat yang berisi nama dan informasi kontak Anda, atau ketikkan informasi ini di bagian atas surat pengingat. Klien harus tahu persis dari siapa surat itu berasal.
Jelaskan tujuan surat pengingat di paragraf pertama. Ingatkan klien bahwa kontrak konsultasi akan berakhir. Sertakan tanggal spesifik bahwa kontrak berakhir.
Undang klien untuk memperbarui kontrak (jika ada) di paragraf berikutnya. Katakan sesuatu yang positif tentang layanan konsultasi Anda, seperti hasil yang telah Anda dapatkan untuk klien sejauh ini. Anda mungkin juga menawarkan diskon atau insentif lain untuk membujuk klien untuk memperbarui kontrak.
Dalam paragraf terakhir, beri tahu klien cara menghubungi Anda jika ada pertanyaan atau jika dia ingin memperpanjang kontrak. Biasanya, ini melalui telepon atau email. Tambahkan bahwa Anda ingin klien menghubungi Anda, terlepas dari pembaruan kontrak apa pun, untuk membahas masalah penutupan. Ini akan memberi Anda kesempatan lain untuk membujuknya untuk memperbarui kontak.
Tambahkan penutup profesional, tanda tangan Anda dan nama yang Anda ketik di akhir surat pengingat.
